領収書を紛失したときは?

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領収書を紛失したときは?

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経費を計上したり、医療費の控除を受けたりする際に欠かせない領収書ですが、万が一紛失してしまった場合はどのようにすればよいでしょうか。ここでは、領収書を紛失した場合のさまざまな対処法について解説します。

再発行について

領収書は、サービスや商品の代金を支払うのと同時に発行され、支払いの証明となる書類で、民法上、請求に応じて発行することが義務づけられています。一方、領収書の再発行は法律上の義務がないことと、再発行することで二重計上されたり、経費の水増し請求に使われる場合があったりするため、原則としては紛失をした場合でも再発行は行われないことが一般的です。

事業者によっては、再発行してくれる事業者もいるかもしれませんが、紛失による再発行のお願いは取引先に対して失礼にあたる場合もあるので、控えた方がよいでしょう。ただし、領収書を破損や汚損した場合で、前に受け取った領収書と引き換えに再発行を依頼するというケースは再発行が認められることもあります。

レシートでの代用

領収書の代用として有効であるのが、レシートです。原則として、領収書として有効なのは、以下の5つの項目が記されていることが条件となります。

1. 発行者
2. 発行日時
3. 取引内容
4. 金額
5. 受取人

レシートには通常1から4の項目が記載されており、5の受取人は記載がありません。しかし、受取人に関しては、小売業、飲食店、運賃などにかかった代金は記載しなくても良いとされているため、ほとんどの場合、レシートが領収書の代わりとなります。

レシートは厚みもなく、印刷が日光で劣化することが多いので、保管方法や保管場所に注意しなければいけません。保管が義務付けられている5~7年間保存するためには、台紙に貼り、直射日光の当たらないところで保管しましょう。また、受取人の記載がないレシートでも領収書としての機能はありますが、高額の場合は税務調査の際に怪しまれる可能性があります。

出金伝票の活用

出金伝票とは、結婚式や葬式の慶弔費、交通費、自動販売機での購入など領収書が発行されない場合に、支払い日、支払い内容、金額を記入し、証拠書類(結婚式や披露宴の招待状、お礼状など)と共に保管することで、領収書の代わりとなるものです。

この性質を利用して、領収書をなくした際にも、出金伝票で代替することができるとされています。その際は、上記のように、必要事項(支払日、支払い内容、金額)を記入し、契約書や納品書などの証拠書類と合わせて保管しましょう。しかし、高額である場合や、出金伝票を頻繁に領収書の代わりとして使用している場合は、税務調査で怪しまれる可能性があるため注意が必要です。

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医療機関における証明書

高額療養や出産時など医療費控除を受ける際に領収書は欠かせないため、医療機関の領収書を紛失すると、控除が受けられない可能性があります。では、領収書を紛失してしまった場合はどうすればよいでしょうか?

前述の通り、通常、医療機関では領収書を悪用されないために、受付や領収書自体に「領収書の再発行を行わない」旨の表示がなされている場合が多く、領収書の再発行は行われないケースがほとんどです。しかし、交渉すれば、診療日や金額を記載した書類(診療証明書、支払い証明書など)を発行してくれる医療機関も数多く存在します。その書類は、領収書の代わりに使用することができます。

ただし、これらの書類を発行してもらう際には、文書料がかかる場合もあるので、確認しましょう。

まとめ

領収書を紛失した際の対策についてまとめました。上記の方法を取ることで、経費に計上できないとか、医療費控除が受けられないといったことを防ぐことができます。

しかし、領収書を頻繁に紛失して出金伝票が多いと税務調査の際に怪しまれる可能性がありますし、レシートが劣化して使用できなくなったり、医療機関による証明書のように発行に費用がかかったりするなどのデメリットがあります。そのため、領収書は紛失しないよう大切に保管しましょう。


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