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領収書の電子化

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領収書の保管に関しては、原則として7年間、原本の保管が義務付けられています。しかし、細かい領収書を整理して紙で保存しておくことは結構な手間と費用がかかります。保管場所や書類の整理に苦慮する企業も多いことでしょう。
こうした状況に対応して、2005年4月からは記載金額が3万円未満の領収書等についてはスキャナなどで電子化して保存できるようになりました。なお、電子化しての保存を望む場合はあらかじめ税務署長の承認を受ける必要があります。
しかし、この電子化しての保存については、満たさなければならない要件がかなり多く、しかも複雑であり、順調に普及してきたとは言い難いものでした。
そうした背景のもと、2014年12月30日に発表された平成27年度の税制改正大綱によれば、納税者の国税関係書類の保存に関するコスト削減等を図るため、スキャナ保存制度の要件を緩和するという規制緩和が行われるようです。
電子化しての保存のための要件の緩和によって、納税者サイドの膨大な書類の整理や保管のコスト削減はもとより、事務調査や会計監査の事務処理においても効率化が期待されています。
今回は、領収書を電子化しての保存と平成27年度の税制改正について解説します。

電子化を認めた法律「e-文書法」

2005年4月からら施行された領収書等の電子化とは、一般に「e-文書法」と呼ばれるもので、正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といいます。
それまでは紙の保存を前提としていた領収書等の書類ですが、電子データによる保存を許可するという法律です。電子化とは、紙をスキャナで読み取ってデータで保存することで、電子データがあれば紙文書を破棄しても電子データがあれば認められることになったのです。
満たすべき要件が複雑且つ多くあり、当初期待したほど普及していないとはいえ、実施すれば効率化に大きく寄与することは間違いなく、大きなコスト削減につながることから注目を浴びている法律です。
なお、国税電子申告・納税システムのe-Taxや電子帳簿保存法の改正(国税関係書類のスキャナ保存)は、インターネットなどの普及や情報通信技術の躍進を背景として導入された制度です。政府全体として取り組んでいるe-Taxの一環として、書類保存などにかかる費用を減らそうという観点からe-文書は導入されました。

e-文書法適用の要件(2014年1月現在)とは?

e-文書法適用の要件は各省が定めているため、各省庁によって違います。
財務省令の国税庁告示に定められた要件をみてみると、

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対象:3万円未満の契約書・領収書、 および請求書、納品書、注文書、見積書、送り状などとこれらの写し
解像度:200dpi (8ドット/mm)以上での保存が必要です
カラー:24bit カラー (RGB 各色256 階調)以上でのデータ取り込みが必要です
読み取りモード:ファイン(200dpi 相当)、カラー(24bit)での対応が必要です
そのほかにも、
検索機能の確保
国税関係帳簿との相互関連性の確保
システム関係書類の備え付け

などが条件として求められています。しかしe-文書法適用を満たすための要件はこの限りではありません。また、厳密なガイドラインがあります。国税関係書類のスキャナ保存を行いたい場合は、申請書の提出が必要とされていました。

平成27年度税制改正大綱による緩和ポイント

平成27年度税制改正大網が発表され、そのなかで電子化しての保存に関したいくつかの規制緩和されるポイントをみると、まず、スキャナで取りこんだ電子書類での保存が認められる対象書類が見直されました。
現行では領収書や契約書のうち額面が3万円未満ですが、緩和されると金額基準がなくなります。つまり額面3万円以上の領収書と契約書もスキャナ保存が許可されるようになります。これまでは3万円以上の領収書に関しては紙の原本で保存しておく必要があったのが、スキャナ保存すれば原本は破棄してしまっても問題ないわけです。
また、現在は事前に所轄税務署長による関係帳簿の承認が必要ですが、事前承認は不要になります。
電子署名要件も見直され、スキャナで読み取る際のる入力者等の電子署名は不要なくなり、タイムスタンプをと、ユーザーIDなど入力者等に関する情報の保存で済ませられるようになります。
さらに、現行では、大きさ情報の保存が必要であり、改訂されると大きさ情報の保存は不要になります。

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