領収書と経費について

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領収書と経費について

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節税のためには、できるだけ経費を計上したいところですが、領収書があったとしても、確定申告のときにすべて必要経費として認められるとはかぎりません。ここでは、経費として計上できる費用について詳しく説明します。さらに、領収書のかわりとなる請求書や納品書、メールなどの書類についても確認しておきましょう。

必要経費として認められるもの

確定申告をするときに、必要経費として認められるのは、その会社、または個人事業主の事業に関わるものです。国税庁のサイトでは、以下のように記されています。

総収入金額に対応する売上原価、そのほかにその総収入金額を得るために直接要した費用
その年に発生した販売費、一般管理費、その他の業務関連の費用

領収書があっても、必要経費として認められるものとそうでないものがありますから、計上するときには注意が必要です。

例えば、仕事ではなく私用での食事や物品の購入の費用は、必要経費にはなりませんから、混同しないようにしましょう。

決算書に記載されている必要経費の勘定科目

具体的には、決算書に書かれている必要経費の勘定科目のうち、領収書がもらえるものを中心に紹介すると、以下のようなものがあります。勘定科目別に経費と認められる内容などを確認しておきましょう。

租税公課(事業用の自動車税、印紙税、事業税、固定資産税など)
荷造運賃(荷造り用のひもやテープ、梱包に使う材料の購入費、商品発送時の配送料など)
水道光熱費(事業用の電気料金、水道料金、ガス料金など)
旅費交通費(通勤費、電車・バス・タクシーの運賃、駐車料金、宿泊費など)
通信費(事業で使用する電話料金、インターネット料金、切手・葉書代などの郵便代)
広告宣伝費(広告料金、求人広告費など)
接待交際費(クライアントとの飲食費、中元・歳暮、パーティー開催費など)
損害保険料(商品や店舗などを対象とする損害保険料など)
修繕費(店舗・乗用車・機械設備などの修理費用など)
消耗品費(文房具などの事務用品、パソコン関連備品など少額な備品の購入費など)
福利厚生費(健康診断費用、残業食事代、社員旅行など)
地代家賃(事務所・店舗・倉庫などを借りた場合の家賃や礼金など)

個人事業主の場合、自宅と事務所を兼ねていることも多いと思います。家賃や水道光熱費については、家庭での使用分とは別に、明らかに事業用で使用した部に関しては経費として計上できます。その場合、明確に分けられるように工夫しておくと、必要経費として計上しても問題が生じにくいようです。

領収書の代わりとなる書類について

必要経費として認められる費目にはさまざまなものがありますが、そのなかには、交通費、お祝い金や香典など、一般的に領収書を発行しないものもあります。そのときには、領収書の代わりとなる書類を保管しておく必要があります。

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領収書として認められる書類に記載すべきこと

税務上の「領収書」には定められた書式があるわけではありません。そのため、以下のようなことが記載されていれば、領収書として認められます。

  1. 支払いを行った日付
  2. 支払いを行った者
  3. 支払った金額
  4. 支払いを受けた者(上記金額を領収した者)
  5. 支払いを行った理由(但し書き)


物品を購入した際に渡されるレシートなども、この役目を果たしています。領収書の発行が難しい場合は、必ずレシートを保管しておきましょう。

領収書を補完する書類について

領収書の代用となる書類には、以下のようなものがあります。金銭の授受があったことを示していることがポイントです。

・クレジットカードの利用明細や請求書
・銀行の振込受領書や払込受領書、または通帳の記録
・インターネット通販を利用した時の確認メールや取引画面のキャプチャー画像を印刷したものパーティー参加費用や祝い金などの場合は、祝儀袋の表書きをコピーしたもの、招待状、開催通知メールを印刷したもの
・葬儀などに参列した場合は、香典返しのお礼状や挨拶

出金伝票を領収書の代わりにする

また、領収書のない支払いを行った場合、その都度、出金伝票を起こし、詳細を記録しておいでもいいでしょう。そのときには、領収書を補完する書類も同時に保管しておくと、より確実です。

このように、領収書をただ集めておいても、すべてを必要経費にできるわけではありません。確定申告の際に経費と認められる費目を正しく知り、領収書やそれを補完する書類を保管しておくことが大切です。

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