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領収書の控えの扱い方

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取引の最後にその取引の対価が支払われ、それを受け取った側は【領収書】を発行するのが慣例です。
領収書の控えは、何のためにあり、その用途はどのようなものなのでしょうか。
ここでは、領収書の発行に当たっての基本的な注意点および、領収書の控えの必要性と保存の仕方などを説明していきます。

領収書とは

領収書とは、商品やサービスの提供をし、それに対しての対価を受け取ったとき、対価の支払いを行う側へ代金を受け取ったことを証明するために発行するものです。これは金銭授受の重要な証拠書類となります。

法律では決まった形式はありませんが、記載しておいた方が良いのは、発行した日付・発行先の宛名・金額・但し書き・入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)です。

金額には、数字の前に「¥」、後に「-」を記載しておくとより良いです。

これは領収書への不正を防ぐ意味が含まれます。前後に数字を書き加えられないようにするものです。

例えば、請求金額は20,000円だった場合、取引先から20,000円を受け取り、領収書を発行したとします。そのときの領収書の金額を記入する欄にただ「20,000」と数字だけを記入した場合、後日、取引先から「120,000」と数字を書き換えた領収書を持ち込まれ、20,000円の商品に対して多く請求されていたので返金してほしいと持ち込まれる可能性がないともいえません。

書き換えを防ぐためにも、領収書の金額欄には、数字の前に「¥」、後に「—」を付けておくことが望ましいのです。

領収書の控えの役割

領収書は、金銭を支払った側が受け取るものですので、それだけですと発行側である、金銭を受け取った側には証拠や取引の記録が残りません。そのため、控えを作ることはとても大切なこととなります。

領収書の控えは取引の重要な証拠となります。上記の例においても、取引先から金額が違っていたと申し出があった場合などは、領収書の控えとつけ合わせ、その事実を確認できます。控えがない場合、手渡し等で受け取った場合、その証拠がないという状況になってしまいます。

売上記録をその都度記録しなくても控えをまとめておくことで、まとめて売上記録をつける方法を取ることもできます。また後に売上金額の確認を行う際に控えがあればスムーズになります。

領収書の控えは、原本と同内容が原則なので、複写式を使うと便利です。
同じ領収書を2枚作って1枚ずつ持つときは、割印をしておく必要があります。

領収書の発行のポイント

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  1. 領収書の作成や発行のポイントを以下にまとめました。一番大切なポイントは、「控え」を作ることです。複写式であれば一度の記入で控えも完成しますが、複写式でなくても構いません。その場合は同じものを2枚作ります。
  2. 領収書と控えに、割り印を押します。(複写式の控えの場合は必要ありません)
  3. 領収書と控えに一連番号をつけておくこと。番号が抜けていないか、後で調べることが出できます。
  4. 書き間違えた領収書や控えは、捨てないことが大切です。連番にして領収書の発行に間違いがないかを担保しているにもかかわらず、書き損じたものを破棄してしまえば、紛失したのかどうかがわからなくなります。
  5. 発行日付、宛名、金額、但し書き、入金の形態(現金・小切手・手形・相殺等)を記載します。
  6. 再発行分については、「再発行分」と記載します。二重に発行したことにならないためにも、必要です。
  7. 通常形式と違う金銭の受け渡しの場合は、説明を記載する。
  8. 控えを保管しておく。

まとめ

領収書の控えは自社で保管します。この控えで売り上げの帳簿を作ることもできますし、控えそのものが売り上げの補助簿にもなります。取引の調査や現状把握をする際にも使えるものです。控えだけをまとめるファイル等を作っておくと良いでしょう。

領収書の控えは、取引における代金の支払に関するトラブル回避に役立ちます。また「¥」「-」を金額の前後に記入しておくことや、領収書には通し番号を割り振っておくことなど、不正防止につながる工夫も必要です。

細かなことですが、取引において代金の支払いに関するトラブルは信頼関係を左右することでもあり、管理能力の有無を問われることにもなります。

これらのことを踏まえ、自社で統一した領収書を用意し、それをつねに利用する形態をとっていくと良いでしょう。


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