見積書の書き方について

見積書の書き方について

見積書は、注文を獲得するために必要なビジネス文書です。特に決まった書式がないため、最近はインターネット上で入手可能な見積書テンプレートを利用する方も多いと聞きます。ここでは、見積書の書き方のポイントのほか、その役割や作成上の注意点をご紹介します。

見積書について

商品やサービスの購入や利用を検討する際、たとえその商品やサービス内容に満足したとしても、価格が予算以内かどうかを知るまでは最終的な決定には至りません。見積書は、取引先からの依頼を元に、商品やサービスの料金や納期、取引条件などを示すために作成します。

受け取った取引先は、見積書に記載された内容と価格を吟味し、納得した上で最終的な判断をくだします。そうして発注を受け、商品・サービスの提供、納品書の発行、請求書の送付とつながっていきます。取引先が事業プランの企画書・提案書を作成するときにも見積書の情報は重要で、そのプランを実行するために必要な予算を知る目安となります。

見積書の役割

見積書は、価格や取引条件など、契約内容に関して取引相手と事前に確認するために使われます。見積書の作成は、取引上のトラブルを未然に防ぐという役割だけでなく、価格や取引の内容を明示することにより、早い時期での契約締結を促す役目をも果たしています。さらに、取引相手だけでなく、会社内や仕入れ先とのあいだで契約(発注)内容への認識を一致させることができるというメリットもあります。

クラウドサービスの見積書を使う利点

見積書や請求書のクラウドサービスにある見積書テンプレートを使用する利点は、必要な箇所の入力と該当する項目を選択肢より選択するだけというシンプルさにあります。同じ内容の見積書を何度も作成するときや、見積書と納品書、請求書を同じ内容で作りたいとき、取引先のデータや過去の取引内容を保存・管理できるサービスを提供しているサイトもあり、うまく活用すれば労力や時間の節約にもつながります。

見積書を作成する際の注意点

見積書の書き方を紹介する前に、作成する際の注意点をあげておきます。

1. 作成依頼を受けた見積書は、迅速に作成し提出すること
2. 見積書と納品内容が同じであること
3. 納期は、取引相手に確認したうえで、確実に納品できる日を設定すること

以上の3点に注意しましょう。これらの注意点を怠ると、契約(注文)につながらない、あるいはスムーズな支払いが行われないといったトラブルが起きる可能性もあります。

見積書の書き方

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見積書には、特に決まった形式・書式はありません。とはいえ、契約(発注)に結びつけるためには記載内容が明確であることが必要です。商品やサービス内容、価格、納期に不備・誤りがないように気をつけてください。では、見積書の書き方を見てみましょう。

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1. 一番上には、タイトルとして「御見積書」と書きます。
2. 取引先とその所在地を記入。
3. 当社名あるいは事務所名と住所を記し、それに重ねるように社印、そして、空いているところに上司の承認印(または担当者印)を押印します。この押印は、見積書が正式なものであることの保証です。 
4. には、管理・整理がしやすいように見積書番号を書きます。ケースによって1-1、1-2、1-3のような枝番号の利用もあるでしょう。
5. には見積書の作成日または発行日を書き入れます。この日付は9.の見積有効期限を設定する際にも使われます。
6. の御見積金額には、最終的に決定した消費税込みの合計金額を記入。
7. には、納品する時期を記入。
8. には、納品場所を記入。
9. には、この見積書の有効期限を記入。
10. の品目には、提供する商品やサービス内容を取引先が理解しやすいように書きます。品目の前に番号をふることで、品目数を示すこともあります。
11. には単価を記入。
12. には数量を記入。
13. には単価に数量を掛けた金額を記入。
14. に、すべての価格の小計を記入。
15. には小計に対する消費税額を記入。
16. の合計のところに15.と16.の合計金額を書き、ほぼ完成です。
17. の備考欄には、短いあいさつ文やメッセージ、取引条件などを書いておくと良いでしょう。

まとめ

見積書は、価格や取引内容の確認をするために、さらには、顧客の決断を促し、後々のトラブルを回避するために役立ちます。正確で分かりやすい内容であること、そして、スピーディに発行することが重要で、その記載内容は、契約通りに納品していることを確認し、滞りなく支払いがなされるためにも正確であることが必要です。商品(サービス)内容や価格、納期は何度も確認するようにしましょう。

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