基本的な見積書の書き方と見本

見積書は、業種によって書き方が異なるのをご存知でしょうか。開発や制作、デザインなどクライアントの要望に合わせた委託業務や、講演やコンサルタントの報酬などは、内容によってそのつど見積書をあげる場合があります。見積書をあげる際は、目的に応じてインターネットから見本となる見積書を参考にすることで、意外と簡単に作ることができます。ここでは、基本的な見積書の書き方や、見本を選ぶ際に参考にするべきポイントをご紹介します。

基本的な見積書の記載事項

見積書には、業種によって追加して入れるべき項目や付随事項がありますが、基本的な見積書の項目は以下の通りです。

見積書のあて先
内容
発行日
見積有効期限
発行者
振込先
特記事項

見積書はクライアントの要望に沿った書き方にするのが基本です。会社が規定とする見積書のフォームがある場合はそれに沿って見積書を作る必要がありますので、事前にクライアントに確認するとよいでしょう。

以下は、案件ごとに異なる場合の多い「制作」に関する見積書の見本です。デザインやロゴマークなどを制作する場合、最終的な納品の状態がデザインだけなのか、デジタルデータで渡すのか、著作権はどちらに帰属するのか、などを記載します。特に著作権や肖像権など、法律で認定されている権利をクライアントに渡す場合は、権利までの金額を請求する場合があります。

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見積書を作成する際の注意点

見積書を作成する上で、注意すべき点がいくつかあります。まず、見積書を出す目的は受注ですから、できる限り受注につながる内容にすることが重要です。見本を探す場合も下記の5点を考慮した上で選ぶと、後でカスタマイズしやすくなります。例えば、商品であれば値引きや特別価格の表記方法、制作関連であれば、ラフ案の納品日と最終納品日を2段階で設定する、システム開発であれば必要な機能やテスト運用期間を記載するなど、さまざまな項目を参考にして、自分にあった見本を探してみましょう。

1.相見積もりの内容を反映させる

「相見積もり」とは、他社からも同じ内容で見積もりを作成させ、その見積もりと比較される見積書のことです。金額はもちろん、クライアントの目的や納期などをしっかり把握し、可能であれば他社の状況も把握した上で、要望に沿った内容を記載することが大切です。

2.納品日について認識を共有する

完成された商品であれば、数量や単価、合計金額を記載し、商品の到着によって納品が完了します。しかし、開発や制作などクライアントのオリジナル業務を納品する場合、「どういう状態が納品か」という認識をクライアントと共有し、その内容を記載することが大切です。開発や制作の場合、テスト期間やイメージ確認などの段階があります。

納品日を1つだけ記載するのではなく、段階に合わせた納品日を予定として記載すると、クライアントにもわかりやすく信頼感を与えることができます。

例えば、ロゴマークやキャラクター、広告デザイン、版下などを制作する場合は、クライアントの了解をもって完成、納品となりますが、WEBサイト制作やシステム開発などは、テスト運用をして問題がないことを確認した後、最終的な納品と考えられる場合もあります。

3.内容を正確に記載する

開発の内容として必要な機能、納品の形式、提供するコンテンツ、人員、著作権など、最初の打ち合わせで確認したことを見積書の内容に反映させます。例えば、WEBサイト制作の場合、問い合わせフォームや動画のあるページの制作、制作側で用意する画像など、必要なコンテンツの名称を見積書の内容として記載します。

4.見積有効期限を設定する

見積書を提出した後、クライアントは社内で検討するケースが多く、1カ月程度先の日付を入れるのが一般的です。しかし、クライアントが希望する納期が短い場合や、他の案件を抱えていてこちらの都合で早く返事が欲しい場合、スケジュールに合わせて日付を設定してもかまいません。

5.支払期限と支払方法について記載する

支払期限や支払回数、支払方法を必ず明記した方が良い場合があります。特に、システム開発やイベントの企画・運営など、比較的長期間の業務となる場合は、最初から人手や資材などの経費がかかるので、 受注した段階で、内金として合計請求金額の一部を前払いしてもらうように要望を出すこともあります。その際は、必ずクライアントに了解を取って見積書に明記しましょう。

また、支払回数が複数ある場合、支払期限はその回数ごとに記載します。

見本を使用して見積書を作成する場合

見積書は、マイクロソフトのエクセルやワードなどのソフトで簡単に作ることができます。もっと簡単に作成したい場合は、インターネットから見本となるテンプレートをダウンロードして使用することができます。テンプレートはマイクロソフトエクセルやワードなどに対応しているものが多く、1つをダウンロードして目的に合わせてアレンジすれば、次回からはそれをフォームとして利用できるので便利です。

また、インターネット上で見積書や請求書など、一括して作成できるサービスもあります。自分の業種や目的に沿ったものであれば、必要事項を入力するだけで見積書を作成し、そのデータがリンクして請求書まで作成してくれる、というものです。

テンプレートにはさまざまな業種のものがありますので、自分に近い業種のものか、自分が必要とする項目があるか、持っているソフトで訂正できるか、などをポイントに選びましょう。細かい部分をカスタマイズできない場合は、自分の持っているソフトで同じように作成することで、自分に合った見積書が作成できます。

クライアントと信頼関係を築き、良好な取引を継続するためには、お互いに業務内容や支払い方法などの詳細を見積書に記載しておくことが大切です。クライアントの要望や、業種・業態によって、見積書のポイントも異なります。受注を獲得するためにも、効果的な見本を活用して適切な見積書を作成しましょう。

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