見積書と請求書について

ビジネス上のさまざまな取引において必要となる書類は大きく4つあります。それが見積書、納品書、請求書、領収書です。そのなかでも、一般的に高頻度で使用されるのが、見積書と請求書です。どちらも取引上に必要なものなので、その内容をしっかりと把握しておきたいものです。

簡単にいえば、契約する前に必要となる資料が見積書、契約しその履行後の支払いの段階で必要なものが請求書です。

ここでは見積書と請求書について、詳しく説明します。また、マネーフォワード クラウドが提供するこれらの書類の使い方についても説明します。

見積書とは

「見積書」とは、契約の前段階で提出するものです。契約を検討中のものについて、実際に契約をした場合にかかってくる費用、が示されています。

見積書には内訳も記載されますので、取引先はその見積書を見て、契約内容の変更や交渉を行ってきます。お互いに見積内容に了承できれば、契約という流れになります。

また、あくまでも契約前の予想費用である為、不測の事態や契約後に追加変更等があった場合など、実際の金額と最終的に見積書の金額が異なってしまっていても、問題はありません。

請求書とは

「請求書」とは、契約内容の実施後、実際その契約に必要となった費用を記載します。これを受け取った側は、その記載された金額を支払う必要があります。

逆に、たとえ少額であっても請求書を発行しなければ支払を受けることはできません。月ごとの業務内容を基調し、忘れずに請求書を発行することが大切です。

また、この請求書は、支払の有無や支払金額の照合などでも必要となることがありますので、保管しておくようにしましょう。

見積書と請求書の作成のポイント

見積書と請求書には、決まった書式はありません。どのような形式で作っても構いませんが、見やすいよう、書いておくべき内容を紹介します。

1.形式を統一する

契約のたびに違う形式の見積書・請求書が届くのは、わかりにくく、間違いのもとでもあります。統一した規格の書類を作りましょう。フォーマットを用意しておけば簡単です。

2.内訳を記載する

内訳は詳細に書いてある方が、取引先が検討をしやすくなりますし、追加変更等があった場合にもわかりやすいものになります。

3.合計金額を記載する

内訳の後に、合計金額を記載します。小計と、消費税を記載し、最後に税込金額を記載しましょう。最終的な税込金額は分かりやすく太文字や文字を大きくするなど目立つように工夫するとよいでしょう。

4.金額以外のものも記載する

備考欄などを設け、納品日程、支払方法等、その他の約束事も備考として記載しておきます。トラブルが避けられますし、約束したことを記録しておくことができます。

5.作成日、作成者の情報、押印

作成日、作成者(会社名)を記載します。そして、会社の住所、代表の電話番号、FAX番号も記載し、最後に社印を押印しましょう。

見積書のポイント

見積書は契約が成立する前の資料であるため、「発行日、依頼件名、明細金額と合計金額、有効期限」が大切です。

明細はていねいにわかりやすく記載します。この内容が契約にいたるかどうかを判断するもっとも大切な部分です。誠意の感じられる内容をきちんと記入する必要があります。

請求書のポイント

請求書は契約履行後の支払いに必要な資料ですので、「発行日、合計金額、振込先」が大切です。

例えば、月末を締め日に設定して請求書を発行する場合、発行日が土日祝日であっても変更する必要はありません。

見積書の場合には振込先の記載は必須とはなりませんが、請求書では必須事項です。こちらを見て、取引先は支払いを行うことになります。

マネーフォワード クラウドが提供する請求書

見積書・請求書の形式は自由ですが、インターネット上のいくつかのテンプレートもありますので、そちらを利用してもいいでしょう。
今回はマネーフォワード クラウドが提供する請求書を簡単に紹介します。

マネーフォワード クラウド請求書に記載できるものは以下があります。

取引先情報(取引先名、住所、担当者の名前)
請求日、支払期限
明細(品目、単価数量)
振込先
会社名、屋号
会社の住所
請求書の通し番号

会社名・屋号やその住所、振込先の登録を済ませておけば、次回からは入力を省略することができます。

基本的には取引ごとに形式を変えない方が取引相手にもいい印象をあたえるため、このようなシステムを使うのも方法の一つです。

まとめ

見積書は取引に対する熱意や誠意を示すひとつのアピールポイント。請求書は履行した業務にたいして対価を受け取るための大切な書類であることを確認してきました。規模の大小にかかわらず、取引においては見積書・請求書は、必要となった場合すぐに作成できるようになっていることが望ましいものです。また、その形式も見やすく、内容が間違いなく把握できるものであることが大切です。必要な情報を取引先にすぐにわかってもらえるように、きちんとした見積書・請求書を作成しましょう。

取引先によって必要なものは変わってきますので、相手にとって大切な情報の記載漏れがないように気を付けてください。基本的には原本書類を郵送するのが良いとされていますが、最近はPDFでメールを使って発行することを指定する取引先もあります。こちらの常識を押しつけるのではなく、双方が間違いなく取引内容を把握し、金銭の受取ができるように、見積書、請求書の発行における工夫をしておきましょう。

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