納品書の書き方について

納品書の書き方について

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納品書は、提供する商品やサービスの明細などが記載された書類です。見積りから始まる一連の取引において、納品は売上(結果として支払)が発生する重要な場面であり、内容の確認は非常に重要な一面必須です。最近では、商品の「発送」や「受け取り」をアルバイトやパートの従業員が行うことも多々あります。そういった場合、自分が送った、あるいは受け取った品物が売上や支出にどのように関係するかは分からないのが普通でしょう。納品書の発行によって局地的な業務をこなしているアルバイトやパート従業員にその重要性を知らしめる効果もあります。ここでは、納品書のさまざまな役割とその書き方を説明します。

納品書の役割

納品書の基本的な役割は、注文内容と納めた商品やサービスに相違がないことを確認することですが、加えて、以下のような役割もあります。
見積書・注文書・請求書に相違がないことの証明
取引は、前もって概算した見積書・契約条件を記載した注文書から成っているため、これらに沿って送付する納品書はそれらの書類とシンクロしていることが必要です。一連の書類を突き合わせることで「取引全体」のチェックができます。もちろん、商品等を納めたのち発行する請求書とも連動します。
請求額の確認
多くの取引においては、締め日までの取引額がまとめて請求されます。それで、正式に請求書が届くまでの間、取引額を把握する材料になるのが納品書です。
取引先への気配り
納品書の書き方で取引先への「気配り」という付加価値をつけることもできます。ちょっとした気配りがスムーズな取引の要となる場合もあるのです。このように気配りをどのように納品書の書き方に反映させればいいのかを以下に紹介しましょう。

納品書の書き方

納品書の書き方は以下のとおりです。
宛先
取引先が会社である場合は会社名、さらに部署や担当者名も記載します。前もって正しい宛先をチェックしておきましょう。
発行元
会社が発行する場合は社印を押印します。個人事業主の場合は屋号の入った角印がいいでしょう。
納品書番号と発行日
取引を管理するために納品書番号をつけましょう。見積書や注文書の伝票番号と関連付けた番号にすれば、問い合わせの際に素早く対応でき、万が一納品ミスが起きた場合でも、すぐに関連書類を確認できます。また、日付の書き方には注意が必要です。納品方法が配送の場合には、納品書の日付には到着日を記入してください。
品目と金額明細
「品目」「単価」「数量」「金額」を記入します。
合計金額
小計に消費税を足した合計額を記載します。この額が正式な請求金額となります。
備考
備考欄に既定の書き方はありません。振込手数料についてや納品ミスがあったときの問い合わせ先、取引の締日など、必須事項ではなくても書いておくと喜ばれることを記載しましょう(付加価値)。特に、記載事項がなければ、「お世話になっております」「この度は弊社の商品をお求めいただき、ありがとうございました」と一言添えるだけでもいいのです。その気遣いが、取引先に想像以上の好印象を与えます。

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納品書と領収書

取引が単発で、しかも未払いの可能性が低い場合に、「領収書兼納品書」という書き方で、納品書と領収書を兼ねたものを発行する人もいますが、むやみに使うことはおすすめしません。納品書の主な役割は前述のとおり、商品の納品内容を確認するものですが、領収書は代金支払いの証明として発行されるものです。特に、商取引の場合には「掛取引(一定期間の取引をまとめて後払いすること)」が多く、安易に「領収書兼納品書」を発行してしまうと、実際の代金請求時に相手が領収書をタテに支払いを拒むということも考えられます。以上のことを踏まえると、納品書兼領収書を使用するのは危険をはらんでいると言えるでしょう。

納品書の重要性

業務の簡素化や経費削減のため、納品書を発行しない取引も増えてきています。しかし、納品は取引において重要な局面です。納品書を発行しておけば、トラブル発生時の早期解決にも役立ちます。そして、納品書の金額が請求書に反映されるのです。納品書は見積書や請求書に比べると地味な書類と思われがちですが、その役割は大きなものです。正しい書き方をマスターし業務に役立ててください。とはいえ、環境問題への配慮から伝票を出力したくない場合や、郵送費を削減したい事業者もおられることでしょう。そういった場合には、納品書をメールで送付することも可能です。「マネーフォワード クラウド請求書」なら、複数の帳票をまとめて一度にメール送付できます。ぜひこの機会に納品書を発行する意義と発行方法についてお考えください。

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