納品書と受領書と検収書の役割について

納品書と受領書と検収書の役割について

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取引において、その取引が間違いなく契約どおりに遂行され、商品・サービスが提供され、その対価としての代金が支払われたかどうかを互いが確認し保証するために発行する書類があります。

それが見積書、納品書、受領書・検収書、請求書、領収書です。

今回は納品書と受領書、検収書の役割や発行されるタイミングなどについて解説します。

納品書・受領書・検収書が発行されるタイミング

ある取引において各書類がどのようなタイミングで発行されるかを確認しましょう。

見積書

発注者から商品・サービスを依頼する旨がとどきました。その時点で受注者は発注者の要望を確認し、見積書を作成します。

発注書

発注者は見積書を確認し、双方合意のうえで、発注書を発行する場合もあります。

納品書

受注者は見積書や発注書に沿って、商品・サービスを製作して納めます。このとき商品・サービスとともに発行するのが納品書です。

受領書

受領書は、発注者が商品・サービスを受領し、それを受け取った旨を報告するために受注者に発行するものです。ただし、受領書はあくまでも商品・サービスを受け取ったことの証明する書類なので、内容確認に関する証明とはなりません。

検収書

検収書は、受け取った商品・サービスの内容が見積書のとおりであるかを確認し、問題ないと発注者が認めたことを受注者に通知する際に発行するものです。

この検収書が発行されたことをもって、商品・サービスは契約とおりであったこととなり、これ以後、商品・サービスにたいして発注者は受注者にクレームを出すことはできません。

取引の流れとしては、「見積書→発注書→納品書→受領書→検収書」となります。受領書と検収書が届いたことで、無事商品・サービスが問題もなく発注者に届き、確認した証拠となりますので、受注者はこれをもって請求書を発行します。

納品書・検収書・受領書の必要性

これらの書類は、必ず発行しなくてはいけないものではありません。

しかし、商品・サービスを送ったこと(納品書)、受け取ったこと(受領書)、確認したこと(検収書)を示すものであり、取引を円滑に行うための書類です。

発行義務はないけれど、取引を行ううえで慣習となっているのは、取引を行う双方にとって、信頼を構築し、滞りなく取引を進めるために有効な手段だからといえます。逆に、発行されないと不安に思う発注者、受注者もいるでしょうから、基本的に双方が発行することにしておくのが良いようです。

納品書・受領書・検収書の形式

これらの書類については、特別に決められた形式はありません。

受注者がすべて用意し、発注者がそこへ確認のサインなどをする形式もよく見られます。また、相手が用意しているフォーマットにあわせる場合もあります。自社においても形式を統一し、見積書の取引番号とリンクさせるなど会計処理が合理的になるような工夫をしておきましょう。

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記載する内容

決まった記載する内容もありませんが、納品書、受領書、検収書に通常記載しておくべき項目を紹介します。

発行日
取引相手名
発行元名
納品・受領・検品した案件名等
商品等の詳細
商品等の単価
商品等の数量
商品等の合計金額
備考

納品書、受領書、検収書は見積書と同じ内容をすべて記載します。見積書と内容が違う場合は契約違反ともなりかねませんので気を付けてください。

受領書、検収書は、受注者の作った書類へのサイン、押印という形もありますし、発注者が独自の形式で発行してもかまいません。

請求書の省略

契約の段階で、「商品・サービスを納品し納品書を送り、それに対し受領書・検収書を提出すること」により、「その対価支払う旨の契約となる」ことを取り決めておくことで、請求書を発行しない方法があります。請求書の省略は実務上で利用している事業所も多いようです。

請求書を別に発行するよりも、受領書、検収書を発注者に発行してもらう方が支払の意志を確認したことにもなり、請求書発行に関するクレームを回避するのみならず、効率的に取引を完了することにもなります。

納品書等に支払先等を明示しておくようにしましょう。

まとめ

これらの書類は、取引を円滑に進めるためのものであったことを確認してきました。またどのような取引を行ったのかを後々調べるときに便利なものでもあります。

統一された形式で、タイミング良く発行できるように準備しておくことが大切です。

また、こうした書類は取引の経緯、契約内容の証拠になるものですので、保管しておくようにしましょう。


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