エンジニアの納品書の書き方

エンジニアの納品書は、業務内容によって書き方が変わることをご存知でしょうか。納品書は本来、依頼された商品やサービスが依頼主に提供された際に、対価を得るための証拠となる大事な書類です。しかし、エンジニアの場合は目に見える商品やサービスではなく、エンジニアが持つ技術を提供する労働力そのものに対価を支払う場合があります。

そのような場合を含め、エンジニアが知っておきたい納品書の書き方と注意点をご紹介します。

エンジニアとは

「エンジニア=技術者」というイメージが強いのですが、簡単に言うと専門的な技術を使って仕事をする人、という大まかなくくりで使われます。例えば、車や航空機の開発や修理、機械の開発や設計、音響機器や映像機器の操作や編集、ゲームやアプリの開発、WEB関連の設計やデザイン・制作など、多岐にわたっています。新しい分野を開拓するための研究や開発のみを行う研究者とは違い、実用化された業務で技術を提供したり、オペレーションを行ったりするのがエンジニアです。

エンジニアが納品書を書く場合のフロー

クライアント(依頼主)とエンジニアがお互いにスムーズな取引を行うため、案件の依頼があった場合、受注、納品、請求まで下記のようなフローで伝票を作成します。

1. 見積書の作成

エンジニアが作成する見積書では、詳しく工程を明記したうえで、工数や、数量、金額、納期、期間を明記します。エンジニアの場合、労働力を1人あたりにかかる仕事量「工数」という単位で計算することがあります。工数の計算は、「仕事の規模÷生産力」でできます。1人の人が1カ月(20日)あたりにできる仕事量は「人月」、1日あたりにできる仕事量は「人日」という単位で表します。

2. 契約書の作成

見積書で合意した内容を明記し、予定外のことがあった場合のリスク管理(納期遅れや支払い関係など)も記載します。

3. 納品書または、作業報告書の作成

契約書にしたがって遂行された業務に対し、見積書の項目にできる限り合わせた書き方で作成します。

形がない技術や労働提供の場合は、作業報告書が納品書の代わりになることがあります。

4. 請求書の作成

納品書や作業報告書にしたがって、見積書や契約書に記載された締日の日付で発行します。

エンジニアが発行する納品書の項目

エンジニアが納品書を書く際、目に見える商品やサービスのように形がある場合と、専門技術という労働提供そのもののように形がない場合があります。目に見える商品やサービスの場合は、受注時に見積書や契約書で機能や成果を細かく記載し、それに沿って納品書を作成します。商品の流通取引の納品書と書き方が大きく違う点は、技術の提供やオペレーション業務など、形がない技術や労働提供そのものを納品物(成果物)とする場合です。

目に見えない労働提供の場合は、労働を提供した時間や専門技術の内容やオペレーション(遂行業務)などが納品書の内容そのものになります。納品書に記載しなければならない項目は、納品内容によって以下の2種類に分類されます。

1. 目に見える商品やサービスの場合

・完成する商品の名称(商品名、サイト名やシステムの名称など)
・納品内容(数量、容量、仕様、機能、納期など)
・発行日(納品日)
・受領印

429_納品書_1
(参照:納品書|マネーフォワード クラウド請求書

2. 形のない技術や労働提供の場合

・提供する専門技術や労働内容(開発、テスト、メンテナンスなどのオペレーションの名称)
・作業内容(必要な資格や人員の専門分野、工数または、人員数や時間・日数など)
・作業期間
・発行日(作業の区切りとして取り決めている日)
・受領印

エンジニアに限らず、納品書には必ずクライアントの受領印または検収印の欄にサインをもらう必要があります。エンジニアが提供した商品や技術、サービスの提供を受けたという確認になり、対価を請求する根拠になります。特に、形のない技術や労働提供の場合はこのサインがないと証拠がなく、後で請求できない場合がありますので注意してください。

工数を使用したエンジニアの納品書の書き方は、以下の通りです。
429_納品書_2

エンジニアの納品書の簡単な書き方

会社に属しているエンジニアであれば、納品書のフォーマットはすでに社内で定められている場合が多いのですが、フリーランスの場合は自分で作成しなければなりません。フリーランスは一人で何でも行うため、忙しい業務の合間に受注から請求まで正確にもれなく書類を作成するのは大変です。

書き方例やテンプレートを使って、自分で作成する方法もありますが、もっと簡単な方法があります。

それは、インターネット上で項目を入れるだけで、納品書から請求書まで連動できるクラウド型の納品書作成サービスです。いくつかのサービスがありますが、自分の情報や取引先を登録し、次回から手間が省けるサービスを選ぶと効率的です。一度入力すると、請求書まで連動して作成できるサービスもあるのでとても便利です。

以下のサイトでは左側の項目を入力するだけで、右側の納品書に反映され簡単に作成できます。1度作成した納品書は保存でき、次回に流用することもできます。また、1つ作成すると、見積書や納品書、請求書まで連動できます。
429_納品書_3
このように、エンジニアの納品書を書く際には注意すべき点が多数あります。受注時に業務内容を細かく打ち合わせして、契約が決まったら、業務内容に沿った書き方ができるクラウドの作成サービスを選び、効率的に事務処理を行いましょう。

参考URL:
フリーランス必読!職種別請求書の書き方|マネーフォワード

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