納品書を英語で発行しなければならない場合とは?

納品書を英語で発行しなければならない場合とは?

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英語で納品書を書かなければいけない場合とは、どのようなときでしょうか。
主には貿易関係の契約です。貿易において、納品書・送り状は不可欠となっています。この納品書または送り状を「インボイス(invoice)」といい、荷物を送る際にその中身を英語で解説した書類です。
今回は、英語の書いた納品書(インボイス)と、それとともに貿易関係の必須書類であるパッキングリストおよびデリバリーノートについてご紹介します。

2つの納品書(インボイス)

納品書(インボイス)は、めんどうでも基本的に英語で記入します。納品書(インボイス)は貨物通関手続きを行うときに必要な書類です。納品書(インボイス)は商品を発送する際の納品明細書や、請求書としての役割をする書類にもなります。海外へ送るすべての荷物には、納品書(インボイス)をつける必要があります。
貿易取引における納品書(インボイス)は2種類に分けられます。「商業送り状(Commercial Invoice)」と「公用送り状(Official Invoice)」ですが、「インボイス」とだけいう場合は、商業送り状を指します。

商業送り状(Commercial Invoice)

売り手である輸出者が、買い手である輸入者宛に発行する貨物の詳細を示した、基本的に英語で明記された書類です。多くの場合、代金請求書、出荷案内書、納品書を兼ねています。記載される内容は、品名・個数・単価・合計金額・本船名・船積日・船積港・仕向港などです。
さらに商業送り状には、「船積送り状(Shipping Invoice)」と「見積送り状(Proforma Invoice)」があります。
船積送り状は、商品を船積みした後に、売り手の輸出者が、買い手の輸入者に対して作成します。この書類は積荷の代金請求書であり、出荷案内でもあります。また、船積前の輸出時にも使用されるものです。
見積送り状は、売買契約の前に、売買者が購入者に対して発行する試算用送り状のことであり、買い手である輸入者が輸入通関のために使用することもある書類です。
こうした書類も、英語圏でない国との貿易であっても、基本的に英語で表記されます。

公用送り状(Official Invoice)

公用の送り状には、「領事送り状(Consular Invoice)」と「税関送り状(Customs Invoice)」 があります。
領事送り状は、脱税や不当に廉価販売するダンピングを阻止する狙いがあります。さらにまた、輸入税率の査定や統計資料作成にも用いられます。領事送り状は廃止される傾向にありますが、中南米諸国やアフリカ諸国の一部では現在も要求される場合があります。
税関送り状は、輸入国税関に輸出品が適正かつ公正な価格であることを明らかにするための書類です。輸入者の依頼で輸出者が作成する公用送り状です。税関送り状は、輸入者を介して輸入国税関に提出されます。
記載内容は領事送り状と同様ですが、違いは輸出国に駐在する輸入国領事のビザの必要の有無です。領事送り状はビザを必要としますが、税関送り状はビザを必要としません。
こうした書類もすべて英語で記入することになりますが、むずかしい形式ではありません。不備なく用意をしておきましょう。

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パッキングリストについて

インボイスとともに貿易において必要な書類が「パッキングリスト(packing list)」です。パッキングリストとは、箱や樽、バレットなど商品の単位や個数、重量、総重量などを英語で記載する書類です。商品が届いたときに、パッキングリストを見ればどんな状態で何が何個入っているかなどの内容がわかります。パッキングリストも納品書の役割を果たします。
輸送品は、コンテナなどで運ばれることも多く、納品書(インボイス)だけで商品を照合するのは難しいので、パッキングリストが不可欠になってきます。

デリバリーノートについて

もうひとつ貿易において発行される書類にはデリバリーノート(Delivery note)と呼ばれる書類があります。
デリバリーノートは、海外へ輸出する際に、発送者(輸出者)が受取主に宛ててパッケージに貼り付けたり、箱の中に封入したりする書類で、商品の明細や送付先、注文番号、供給業者等を記載した納品書に類するものです。
デリバリーノートは、1度に20箱を輸送する場合であっても発行するのは1通です。
貿易において、納品書(インボイス)とパッキングリストは各国で必須となりますが、パッキングリストと同様の情報を記載しているデリバリーノートについては、通関とは無関係に、発送者から受取主に宛てた書類であり、当事者間で交わされる納品書なのです。
内容はパッキングリストと同様ですが、パッキングリストとの違いは、税関で見られることがないという点です。
また、会社によって内容や目的が違うため、受取側の要望に応じて発行することになります。そのため、指定フォーマットのデリバリーノートに記入して納品することを求められることもあります。

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