納品書を兼ねた請求書について

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納品書は、商品やサービスの内容を明記し納品する時に取引先に渡す文書をいいます。納品書に明記する明細とは、見積書と同じ内容となり、製品の詳細や数量、単価、合計金額等であり、さらには請求書に明記する内容と同じになります。それ以外にも納品時に伝えておきたいことがあれば記載しておきます。納品書は法律で義務づけられているものではありませんが、納品書は不良品や配送ミスがあった場合の連絡に役に立つほか、トラブルを防ぐ意味でも発行する意味のある書類です。
また、納品書は法律で発行する義務のあるものではないため、税務上必要な書類である請求書や見積書などの一定期間の保管が義務づけられた書類とことなり、納品書は保管の必要性はありません。そのため、会社によっては納品書を発行しないところもあるようです。
しかし、請求書と納品書を照会することによって社内での確認機能を保つためにも、また、請求書の信頼性を高めるためにも納品書を活用したいところです。
今回は納品書の役割と、納品書を兼ねた請求書、「納品書兼請求書」で済ますことができるケースについて解説します。

納品書の役割

商品やサービスを納品する際に、納品する商品やサービスとともに届ける書類が「納品書」です。納品書の役割のひとつは、納品先となる取引相手を安心させることにあります。例えば、もし、商品だけを届けた場合を考えてみましょう。商品を受け取った取引相手は実際に発注したとおりの数量がとどいているのか、また、それぞれの単価や総額額も発注とおりのままなのかも、すぐにはわかりません。確認するためには、取引を開始したときに発行された見積書などを見直す必要があるわけです。相手にこうした手間を掛けさせるという行為は、ビジネスをするうえで不躾な印象は否めませんし、いかにも信頼性に欠けます。ですが、商品とともに納品書を添えておけば、納品書で納品された商品の内容や単価を確認できるので、「注文通りの納品が行われた」と取引相手に安心感を与えることができるのです。発行の手間はありますが、納品先となる取引相手に「丁寧な納品をしてくれた」と思ってもらうことは会社としての信用を得ることにもつながります。

基本的な作業および納品の流れ

基本的な作業および納品については、以下の順序で進められます。
仕事の依頼がきます。
見積およびスケジュール案を提出します。
金額やスケジュールを決定します。
取引先から発注書をもらいます。(フリーランスの場合は業務委託契約書を結ぶ場合もあります。)
納品業者は商品を持って発注者のところへ納品に行きます。(オンラインでの納品や物流業者に委託する場合もあります。)
発注者は商品が納品されれば、受領書や検収書に受領した日付を入れたサインを記載します。
納品業者は納品書の控えを受け取ります。
以上の流れで納品が完了します。

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単発の取引は「納品書兼請求書」を発行

前項のとおり、通常の取引においては納品書を発行するべきですが、単発の取引では納品書を省略して「納品書兼請求書」とすることもあります。納品書は納品ごと、請求書は締め日ごとと発行頻度が異なりますが、納品ごとに請求する場合は「納品書兼請求書」で済ませることが可能になるのです。別途発行によるコストや手間を省くためにも「納品書兼請求書」は有効です。
最後に、納品書兼請求書の運用にあたって、いくつか気になる点を整理してみましょう。

納品書兼請求書の日付は?

「納品書兼請求書」に記載する日付は、納品した日です。

納品場所に担当者が不在だった場合は?

納品先に担当者が不在だった場合は、独断で納品先に渡すのではなく、まずは担当者に確認しましょう。また、納品物に添えておくよう指示される可能性を考えて、「納品書兼請求書」は封筒などに入れて封をするなどして、むやみに見られることのないよう配慮が必要です。

納品書兼請求書の送り先は?

取引先にあらかじめ確認する必要があります。基本的には経理機能を担当している本社、納品先へ送ることが多いようですが、たとえば、納品した現場とは別に営業所や支店などがあれば、納品書兼請求書の送り先は、営業所や支店になる可能性もあります。担当者から指示があった場合は指示に従い間違いのないように対応しましょう。

まとめ

以上、見てきたように納品書は取引をスムーズに進め、取引相手に滞りなく支払をしてもらう重要な手段でもあります。また納品する成果物に対しての信頼も高めるものでもあります。自社の経理処理を考えても、納品書を発行しておくと、不払い、あるいは成果物に対するクレームなどが発生したときに、確認しやすい書類ともなります。納品書の有用性を意識し、発行することを心がけましょう。

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