納品書の保管期間について

納品書の保管期間について

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納品書とは、提供した商品やサービスに対して顧客に渡す書類のことで、納品伝票または明細書とも呼ばれています。納品書は、法人税法などによって一定の期間保管することがきめられています。取引する件数が多ければ多いほど納品書や領収書などの証ひょう書類はたまっていくため、整理方法ならびに保管方法が重要になってきます。ここでは、納品書の保管期間や保存方法についてお話しします。

納品書とは

納品書には、納品書の発行元や取引相手の名前・社名、発行日時、納品日時だけでなく、提供する商品やサービスの内容や数量、単価、小計、消費税、合計金額などを記入し、納品する時に顧客に渡します。納品書を受け取る顧客は、記載事項を見ることで内容を確認することができます。

納品書を発行せずに商品やサービスのみを提供したら、顧客は自分が注文したものを確実に受け取ったか確認できず顧客に不信感をあたえかねません。取引先の顧客は、納品書と商品・サービス内容を照らし合わせ、不備や問題があれば納品書の発行元に問い合わせます。 

商品やサービスが提供・履行されて問題がなければ、取引先宛に請求書を発行し代金を要求します。なお、納品書と請求書を同時に発行して1回で済ませる場合もあります。一連のやり取りのなかで発行される書類は、「証ひょう書類」と呼ばれ、実際に発生した取引を証明する大切な書類です。確定申告をしたあとも一定の期間は保管しておく必要があります。

納品書の保管期間

商取引のルールを定めた会社法では、納品書と請求書などの「証ひょう書類」は10年の保管期間を義務づけていますが、法人税法ではこれらの書類は7年間保存する必要があると定めています。また、個人の事業者の場合、納品書や請求書は5年間保管することが決められています。

保管期間は、それぞれ事業年度における法人税の確定申告期限から始まります。例えば、決算期が平成26年12月の法人会社のケースだと、平成26年1月から12月までの事業年度中に発行または受領したすべての納品書や請求書などの証ひょう書類は、確定申告期限である平成27年2月28日から7年の保管期間を義務づけています。

7年間を過ぎればこれらの証ひょう書類を処分しても差しつかえありませんが、もし7年間の保管期間中に紛失または廃棄して、それが発覚すると、納税金額を再計算されて必要以上に払わされることもあるので注意しましょう。

納品書を保管する方法

納品書は5年間または7年間の保管が義務づけられているため、保管書類の数は膨大となり、保管にもコストがかかります。納品書と請求書などの「証ひょう書類」は原則、紙による保存となっており、もしメールの添付書類として納品書が送られてきた場合は、プリントアウトして保存しなければなりません。

しかし、コスト負担を減らする目的から、管轄の税務署で承認を受ければ、スキャナなどを使って納品書を電子化したあと、サーバやDVD、CDに電磁的記録として保管できる制度が導入されています。

ただし、3万円以上の領収書や契約書、決算関係書類などの重要書類に関しては紙で保存することになっています。

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納品書の電子化申請方法

納品書や請求書などの電子化申請をするためには、電子化による記録開始の3カ月前に国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書を所轄の税務署に申請し承認を得る必要があります。

提出する書類は、帳簿書類の種類や電子化を開始する日、DVDやCDなど保存の方法を記載した申請書(1部)と、承認を受ける予定の帳簿作成等に使用する電子計算機処理システムの概要を記入した書類(1部)、承認を受ける予定の帳簿作成等に使用する電子計算機処理の事務手続に関する概要を明記した書類(1部)、申請書に記載されている内容を補足するための書類やその他の参考書類(1部)です。

これらの提出書類によって、保存に使うパソコンやスキャナのメーカーと機種名や、それらの機器の接続図などの一連のシステムの概要、証ひょう書類の保存方法、電子化保存に必要な設備や電子署名や改ざんを阻止する機材がそろっていることなどを明らかにする必要があります。また、電子化された証ひょう書類はすぐに見られ、引き出せる状態でなくてはなりません。

白色申告の帳簿書類の保存制度について

これまでは白色申告で納品書や請求書といった証ひょう書類の保存が義務付けられていた者は、前々年または前年分の所得の合計が300万円を超える者に限られていました。しかし、平成26年1月以降、事業所得や不動産所得など所得の種類に関係なく、白色申告するすべての者に対して証ひょう書類の5年間の保存が義務化されました。所得税の申告する必要がない者も、この制度の対象者に含まれます。

まとめ

紙による納品書も、電子化された納品書も、ファイリングをきちんとすることが大切です。取引の日付が重要であれば日付順、月が重要であれば月ごとに、取引先が必要であれば取引先別に分けるなど、工夫次第で仕事や事務処理を円滑に行う手助けとなります。


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