納品書は作成しなくてもいいのか?

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会社にとって売り上げに直結する「取引」は重要です。支払いが発生する以上、取引先にとっても取引は重要です。そのため取引の過程で双方が書類をやりとりします。いくつかある書類のなかで納品書とは商品を送ったことを証明する役割を担っています。取引先は納品書によって発注した品が届いているか、商品に不備はないかを検品します。

本来取引において納品書は不可欠の存在ですが、近年その存在が薄れてきています。その理由を踏まえ、納品書の意義と書き方をご紹介します。

薄れてきた「納品書」の役割

納品書の役割が低下した理由として、流通構造の流れで受注社と発注者が異なることが多くなったことや、企業倫理として環境保護のために書類の作成を減らすことが求められていることのほか、単純な経費削減などが挙げられます。更に納品書は法律で作成の義務はありません。これらを鑑みると発行減少は当然の流れかもしれません。

まず基本に立ち返って基本的な作成の流れを見ていきましょう。

一般的な取引の「流れ」

1. →見積書を作成したら相手先へ提出する
2. 取引先より注文書を受け取る
3. →注文清書(注文を了解したという意思表示)を取引先に送付
4. →納品書とともに出荷
5. →請求書を作成し送付
6. 取引先より入金
*「→」はこちらからのアクション。取引では「見積書」「注文書」「納品書」「請求書」などの書類を作成します。最終目的は入金(売上)になりますが、ほかにも利点があります。納品書作成の重要性について記載します。

納品書の重要性

「売上」につなげる一連の流れとして納品書が重要であることは前述の通りです。他には大まかに3点のメリットがあります。

納品書作成のメリット3つ

1. 在庫の把握に役立つ
納品書は「いつ」「なにを」「いくつ」出荷したか記録するので、在庫管理に役立ちます。在庫管理は外注・自社を問わず重要です。在庫管理が不十分な場合は「在庫の抱え過ぎによる現金不足」「品切れによる機会損失」「(食品の場合)賞味期限切れによる廃棄」などのリスクが発生します。また、在庫管理が行き届かないとことで盗難や横領の危険性もまします。

2. 顧客の安心と信頼
通常、商品が到着すれば開けて中身をチェックします。いわば納品書は「わたくしどもは注文いただいた商品を正確にお届けいたしました。数量、品目をご確認ください」といいう自信ともいえます。もし納品書がなかったら、注文書の控えや注文清書を持ってきて確認しなければなりませんし、万が一商品にモレがあった場合の事実確認が手間取ります。取引先に安心を与えるためにも納品書は有効です。

3. トラブル回避
「数量が違う」「頼んだ商品が入っていない」などトラブル時の事実確認としても有効です。見積書を起点とする一連の書類を揃えることで、どこで取引の齟齬が生じたのかを見極めることができます。原因を早期に発見しトラブル拡大を防ぐためには一連の書類を全て発行することが望ましいです。

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納品書作成例

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1. (赤枠内)会社情報・請求書番号・発効日を記載
社印は必須ではありませんが、押印した方が信用度は増します。個人事業主が押印するなら、個人名より屋号の入ったものを押印する方がいいでしょう。

2. (青枠内)品目・単価・数量・価格・消費税・合計額
品目については商品の分類にそって記載すると取引先で検品しやすいです。(例えば雑貨の場合、文具→アクセサリ→布小物というように)

3. (緑枠内)備考
ここでは振込手数料の負担について言及しています。納品書は請求書ではありませんが、請求書が月末締めだったりする場合には請求書が届くまでの間請求書に代わる役割を持ちます。金額とともに支払いに関する事項も記載しておくといいでしょう。

まとめ

さまざまな理由で利用が減っている「納品書」ですが、本来は業務に必要な書類です。経費や地球環境との兼ね合いで廃止を検討している場合はメリットデメリットをしっかり検討したうえで結論を出しましょう。今回使用したMFクラウド見積書ならメールで送付できるので印刷代・紙代はかかりません。見積書から領収書までの一連の書類も簡単に変換できます。一度お試しください。


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