納品書のデザインについて

納品書のデザインについて

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売上や取引に関する書類(納めたサービスや商品を証明する納品書・取引における金額を請求する請求書・金銭授受の証拠になる領収書類)は「証ひょう書類」と呼ばれ、商品やサービスの納品を証明する重要な書類です。その書式やデザインに特に規定はなく、市販の納品書やネットで入手可能な納品書のテンプレートなどを利用して作成します。

ただし、いくらデザインや書式が自由とはいえ、納品書の作成において必ず記すべき必要事項を知っておく必要があります。

納品書とは

取引先の氏名・社名や取引内容を記載した納品書は、配送や手渡し、インターネットで商品やサービスを引き渡す際に取引先相手に提供されます。個人間の取引や納品するものがお互いに明確な場合、納品書が省略されても問題になるケースはないかもしれませんが、会社間の商取引の場合は必ず取引相手に渡されるものです。

納品書は、注文書(発注書)や見積書に記された内容が問題なく履行されたかを確認する役目を果たすと同時に、取引提供者と取引相手に安心と信用をもたらします。

納品書の書式・デザイン

納品書のデザインや書式は、法律で特に規定されているわけではありません。手書きでもEメールでもOKですが、自分で納品書を作成する方は、ExcelやWordなどの文書作成ソフトを利用して作成するケースがほとんどでしょう。納品書のデザインや書式が自由とはいえ、必要事項は記載する必要があります。それについては「納品書に書く内容」のところでご紹介します。

市販の納品書とネット上の無料納品書テンプレート、どちらが便利?

インターネット上には、無料で数多くのテンプレートがあり、注文日や手数料、備考欄、挨拶文が入っているものなど、用途によって必要な記載項目が入っているさまざまなデザインの納品書が出回っています。

法人同士の取引は、効率的でない取引ごとの請求に代え、各月ごとに起こるいくつかの取引で作成した納品書をまとめ、請求書を作って一括請求する「掛売り方式」が主流です。実際に納品書に明記された金額の支払いが行われるのは、一ケ月ごと(月末など)にまとめて行なわれます。商品やサービスを提供する側は、毎回納品するたびに納品書を取引相手に渡し、納品が完了したことを取引相手に証明できるものとして7年間(個人事業主の場合は5年間)大切に保管することになっています。

市販の納品書は、2枚(正・控)や3枚(正・控・副)または(正・控・請求書)、4枚(正・控・請求書・請求書控)など複写できるタイプが販売されています。通常、「控」は請求する側の控えとなり、「副」は取引相手の控えとして使われます。納品書と請求書の記載内容は連動する場合が多いので、納品書と請求書がつづりになっているタイプは大変便利です。

ネットでダウンロードできる無料の納品書は、1枚ずつ作成するため上記のような納品書の控えがないため請求書の連動が難しく、取引数が多い掛売りの月締め一括請求の場合、これら1枚ずつ作成されたものから請求金額を起こすので、請求の書類作成に手間がかかります。

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一方、市販の複写付き納品書を使用した場合、納品書の「控」や複写された請求書を取引先ごとに分けてファイルしておけば、取引相手の締め日に請求書を提供するだけで済みます。

最近は、注文書(発注書)や見積書、納品書、請求書を取引相手ごとに管理できるソフトや、同様のサービスを提供するインターネットサービスを活用する会社も多くなってきています。

納品書に書く内容

納品書の記載事項は、ほかの証ひょう書類とほぼ同じです。国税庁が定める納品書や請求書などに記載されている事項には、①商品やサービスを提供する者の氏名又は会社名、②取り引きの年月日、③取り引きする内容(項目)、④取り引きで発生する金額(税込み)、⑤納品書を受け取る取り引き相手の氏名又は会社名が含まれています。

典型的な納品書の書式は、まず最上部に「納品書」とタイトルを書くことです。そのすぐ下の左側には「納品書を受け取る取引相手の氏名又は会社名」、右側には上から「日付」(配送での納品の場合、到着日の日付)、あとで整理しやすいように取引先ごとや取引数を示す連番の枝番号を付した「納品書番号」を加えます。

そして、この納品書の番号の下には「商品やサービスを提供する者の氏名又は会社名」を記します。ここで忘れてはならないのは、「商品やサービスを提供する者の氏名又は会社名、電話番号」に社印を押すか、担当者の印や検品者の印を押すことです。この印は、商品やサービスを提供する者が発行したことを証明するものです。

あとは、商品やサービスの明細(項目)、それらの数量と単価、小計、合計金額を記して完成です。特に商品の明細(項目)や数量、単価は、あとで確認しやすいよう請求書のそれと合致するように作成しましょう。

まとめ

上記の通り、納品書のデザインや書式は自由ですが、取引相手が取引内容を確認しやすい納品書を作成しなければなりません。取引相手と取引を提供する側にとって分かりやすいデザイン、書式の納品書を作成し、それを提供することで、スムーズな取引が実現されます。


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