納品書の送付状について

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納品書を取引先に送付する際には、送付状を同封・添付するのが一般的です。必ず必要であるというわけではありませんが、「より丁寧な仕事」を印象付け、信用度が増すでしょう。書式や内容に決まった型がないゆえに、かえってどう書けばいいのか迷ってしまうこともあるかもしれませんが、構成さえ分かれば難しいことはありません。ここでは送付状の書き方と注意点について解説します。

送付状の書き方

送付状の内容の構成は、次の3点になります。
1. 序文:日付・宛名・送付者・件名
2. 主文:あいさつ・通知
3. 末文:備考
それでは、項目ごとの書き方をご紹介します。

書き方1.「序文」

日付

日付は発送日です。納品書の日付が到着日である場合には、日付が一致しません。しかし、このことに問題はありません。

宛名

会社名・部署名・担当者名など。

送付者

会社名・組織名・送付者・連絡先を記載し、必要なら担当者印を押印します。

件名

「納品書送付のご案内」「納品書送付のお知らせ」など。

書き方2.「主文」

仕事上の文書には、頭語と結語を使うのが礼儀です。「拝啓」+「敬具」や、「謹啓」+「敬具」などの組み合わせがあります。

あいさつ

「拝啓」「謹啓」などの後には、次にあげるような挨拶文を書きます。

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

さらに、「この度は、数ある中から弊社を選んでいただき、誠にありがとうございました」や「先日の納品ではご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」など、自分の言葉であいさつを添えるのもいいでしょう。

通知

納品書を送付したので内容を確認して欲しいという旨を記載します。例文は以下のとおりです。

・添付書類が複数の場合は「以下の書類」とし、その下に詳細を記載します。納品書のみを送付する場合には、本文中にそのまま「納品書」と記したほうが簡潔です。○月○○日付で納品いたしました商品の納品書を送付させていただきます。ご査収いただきますよう、お願い申し上げます。
・早速ですが、以下の書類を添付させていただきます。ご査収くださいませ。
・以下の書類を送付させていただきます。ご査収くださいますようお願いいたします。

以上のような通知文のあとに「敬具」と記し、本文は終了です。

後に詳細を記載する場合

本文中に「以下の書類を添付」と書いた場合には、書類内容の詳細を書き加えます。最初に「記」としたあと、添付書類の詳細(納品書1通 明細書1通……など)を付記し、最後に「以上」と結びます。 

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ご査収とは

ご査収とは、「中身を確かめたうえで受け取ってください」ということです。相手に確認を要求する内容なので、丁寧な言い方の「ご査収」を使います。ただし、堅苦しいと感じる場合には「ご確認ください」と書いても大丈夫です。なお、相手がすでに確認済みの場合に「確認」を重ねて求めるのは失礼にあたります。その場合は「お納めください」とします。

添付の注意点

メールに納品書やその他関連書類を添付することもあるでしょう。添付を忘れるケースも少なからずあります。メールの画面上で目視確認しにくいのが原因だと言われており、防ぐ特効薬はないのですが、最初に添付させたうえで本文を書く、本文だけでなくタイトルにも「添付有」と記載し忘れにくくする、などの対策をとるように心がけましょう。

書き方3.「末文」

備考

取引や納品に関する補足・お礼など。

梱包には細心の注意を払っておりますが、万が一破損していた場合にはご連絡ください。
ご不明な点がございましたら、お手数ですが上記担当者までお問い合わせ下さい。

まとめ

以上が送付状の書き方と注意点になります。送付状は納品書や納品の際に送付する書類を補足するものです。納品実績の点で信用のある会社ほど軽視してしまいがちですが、納品書は取引の事実確認する重要な書類です。送付状を添えることにより、納品書の重要性が取引先に伝わるのではないでしょうか? 同封を省略せずに、ぜひ活用してください。


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