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請求書の印鑑は必要なのか

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業務を行う上で欠かせない請求書ですが、請求書に押印は必要なのでしょうか。請求書における印鑑の必要性の可否と、その背景について解説します。

請求書の役割と印鑑

請求書は、サービスや商品の代金を請求するために使われる書類です。しかし、「請求」行為は必ず書面で行う必要はなく、双方の合意があれば口頭で行うことも可能です。そのため、法律上は請求を口頭で行うことも、印鑑の押印がない請求書を使用することも認められ、請求書に印鑑は不要です。

しかし、請求の際には多くの場合に印鑑が押された請求書が使われます。それは、慣習によるものですがトラブルを避けるといった目的があります。

請求書に印鑑を押すという行為を通して、会社が請求書を発行したという証明になります。そのため、印鑑のない請求書よりも信頼度が増します。なお、印鑑が押されている請求書を偽造した場合は、有印私文書偽造で3カ月以上5年以下の懲役となりますが、印鑑のない請求書を偽造した場合は、無印私文書偽造で1年以下の懲役または10万円以下の罰金となります。印鑑が押されている請求書の偽造の方が厳しく罰せられるため、不正が行われにくいといえます。

また、請求書への押印は長く行われている慣習のため、会社によっては印鑑の押印がない請求書は受け付けないといった規定が設定されている場合があります。

よって、法律上の義務ではありませんが、トラブル防止のため、また、印鑑がない請求書を受け付けない会社の対策としても、請求書には押印を行うとよいでしょう。

印鑑の種類

では、請求書に押印する印鑑はどのようなものを使用すればよいのでしょうか。ここでは、会社で使われる主な印鑑の種類について説明します。

丸印

丸印とは代表者印とも呼ばれ、法人設立時に法務局に登録された実印のことを指します。一般的には、真ん中に「代表取締役印」といった役職が入り、役職の周囲に社名が入っています。契約書、手続き申請の際に捺印し、印鑑登録証明書と併せて提出します。このように、重要な書類に使用するため普段の請求書作成の際に使われることはありません。

銀行印

銀行印とは、口座を開設する際に金融機関に届け出る印を指し、金銭の出納や手形・小切手の発行に使われます。こちらも、金融機関に関する重要な場合のみに使用されるため、請求書の作成には使われません。

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角印

角印とは、会社の名前が入った印です。登録の必要はありませんが、書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割があります。そのため、請求書の印鑑として使われるのがこの角印です。
上記の丸印、銀行印は、重要な場合においてのみ使われる印のため、印章の摩耗防止のためにも、請求書に押印するのは避けるようにしましょう。なお、請求書は業務上頻繁に発行されるため、角印はゴム印やインキ浸透印を使用する場合もあります。

印刷された印鑑

日々多数の請求書を発行する会社は、印鑑の押印の代わりに印鑑の画像データを請求書に直接印刷している場合があります。前述の通り、請求書における印鑑は法律で定められていないため、印刷でも請求書の法的な効力には違いがありません。しかし、会社ごとの取り決めにより、印刷された印鑑は不可としている場合もあります。そのため、印鑑ではなく画像データの印刷を使用する際には、請求書を渡す相手方に確認してから行うとよいでしょう。

請求書における印鑑の押し方

前述の説明の通り、請求書には角印が使われます。その角印の押印方法について説明します。請求書で印鑑を押す位置は、請求書を発行する会社名の部分です。なお、社名を完全に隠さず、一部だけかぶらせて押印します。その際には、右に寄せて角印を押すようにしましょう。

頻繁に作成する請求書の印鑑について、その必要性や、使用する印鑑の種類などについてまとめました。法律上、請求書に押印は不要ですが、トラブルを避けるためにも押すようにしましょう。その際、正しい印鑑を正しい位置に押印できるように、適切な方法を確認しましょう。



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