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請求書の管理方法について

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日々の業務で発行することも受け取ることも多い請求書ですが、上手に管理する方法をご存じでしょうか。法律では、5年から7年の請求書の保管が義務付けられており、その期間の請求書を集めると膨大な量になります。ここでは、多くの請求書をわかりやすくまとめる、請求書の上手な管理方法について説明します。

請求書には、「取引先に送る請求書」と「仕入先からもらう請求書」の2種類があります。まずは、受け取った、もしくは、作成した最初の時点でこの2つを分けることが重要です。そのため、ここでは2種類にわけ、それぞれの場合に適した管理方法を紹介します。

取引先に送った請求書控え

取引先に送るために作成した請求書は、管理する期間がなく、実際に管理を必要とするのは取引先に送った請求書の控え(写し)であるため、ここでは請求書の控えの管理方法を紹介します。

請求書控えで重要な点は、入金済みであるか、入金待ちであるかということです。そのため、入金の状態によって分けるようにしましょう。なお、以下の手順にそって行うと上手に管理できます。

「未入金請求書控え」と「入金済み請求書控え」に分類

1. 請求書を発行したら、請求書控えを「未入金請求書控えファイル」に入れます。ここでは、入金の確認が行いやすいように、支払い期限の順にファイルしましょう。

2. 支払い期限が来たものから入金の確認をし、入金が確認できたものには「入金済み」と記入、もしくは印を押します。なお、加えて振込日も記入すると、後に確認する場合に便利です。

3. 入金済みの請求書を「入金済み請求書控え」請求書の日付をおってファイルに入れます。入金日ではなく、請求書の日付順にファイルすることで、取引の発生順序がわかりやすくなります。

「入金済み請求書控え」の分類方法

「入金済み請求書控え」のファイルは、月ごとに分ける方法と取引先によって分ける方法があります。

・月ごとにファイルする方法
請求書を発行した月ごとにひとまとめにし、発行日順にファイルします。メリットとしては、毎月の取引が把握しやすい点です。しかし、請求書を送付する相手方の会社が多数の場合は、後から探すのが大変になるというデメリットがあります。
そのため、取引会社が10社程度の場合には月ごとにファイルする管理方法が適切でしょう。

・取引先によってファイルする方法
この管理方法は、取引先ごとのファイルを作成し、請求書の発行日順にファイルする方法です。1つのファイル内に入るのが1つの取引先のみのため、フォーマットが一定で見やすい、個々の会社との取引の状況を把握しやすいといったメリットがあります。一方、月ごとのファイルではないため、ファイルするのに手間がかかる、月の全体の請求額を把握しにくいといったデメリットもあります。
そのため、取引会社が多い場合にはこの管理方法を選択すると良いでしょう。

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受け取った請求書

次に、受け取った請求書の管理方法について説明します。
受け取った請求書において重要なのは、支払い前であるか支払い済みであるかということです。支払い忘れが起こらないように、下記の手順にしたがって管理しましょう。

1. 取引先から請求書を受け取ったら、速やかに「未確認請求書ファイル」に入れます。また、ここに請求書を保管する期間は短いため、ファイルではなく箱に入れるという方法を使うこともできます。

2. 請求書の記載事項(合計金額、内訳など)を確認し、正しい内容であれば、「支払い可能請求書ファイル」に移します。この際、支払い期限が早いものから前に来るようにファイルするとよいでしょう。

3. 支払いを行い、支払いが終わった請求書には「支払い済み」の印を押すか、手書きで記入しましょう。

4. 支払い済みの記入ができたものは、「支払い済み請求書ファイル」に移します。このとき、後から確認を容易にするため、支払い済みの請求書に振込証明書、ATM利用明細書などを貼付するとよいでしょう。
なお、「支払い済み請求書ファイル」においては、支払い期限日ではなく、請求書の日付順にファイルするようにしましょう。取引発生の日がわかりやすくなり、経費を計算する際に簡単に請求書を確認できます。
また、受け取った請求書についても、月別にファイルする方法、取引先別にファイルする方法がありますが、請求書控えのファイリング方法と同様に、取引先の数によって選択するとよいでしょう。

請求書の管理方法についてまとめました。未払いが発生したり、税務調査が入った場合に困ったりしないようにしっかりと管理しましょう。以上の方法を取ることで、簡単にわかりやすく請求書を管理できます。



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