Pocket

マナーを守った請求書の送り方をしよう

0372_520393649

業務において頻繁に作成する請求書ですが、マナーを守った送り方をしていますか? ここでは、請求書の送り方に関する細かなポイントについて解説します。正しい送り方ができているか確認してみましょう。

請求書に記載する内容

請求書は取引の際に頻繁に使われますが、法律上では記載事項について定められていません。そのため、必ず守らなければならない、といったルールはありませんが、多くの会社では下記の項目を記入し、請求書を作成します。

1. 表題
ここで取り上げているのは請求書ですので、表題は「請求書」と記載します。掛け売りの場合は、いつの請求かわかりやすくするため「何年何月分請求書」と、表題に入れるとよいでしょう。

2. 請求書番号
請求書を管理する際に使う番号です。相手方と連絡を取る際にも、請求書番号があればどの請求書についてであるか特定するのが容易です。

3. 請求書の宛名
取引相手の会社名、担当者、経理部宛などがよく使われる宛先です。会社によって異なるため、請求書を発行する際には前もって相手方に確認をしましょう。

4. 差出人
会社名や事業所の所在地を記入します。また、不明点があった場合にすぐに連絡を取ることができるよう、電話番号も記入するとよいでしょう。会社によっては、Eメールアドレスを記入する場合もあります。

5. 社印
差出人の会社名にかぶるように、角印を押印します。法律上は必要ありませんが、会社によっては社印がない請求書は受け付けない場合があります。

6. 請求書の発行日
取引が生じた日、請求書を作成した日に加え、相手方の会社の締め日にする場合もあるため、相手方と相談して決定するとよいでしょう。

7. 請求項目
請求書で請求している、金額、商品名、数量などを書きます。なお、合計金額はわかりやすいように請求項目部分の上部に記入し、太字や大きなフォントを使用しましょう。

8. 支払い期限
取引時に相談し決定するとよいでしょう。なお、支払い期限の記入がない場合は、支払いをする側の会社の規定により支払い日が決まります。

9. 振込先情報
振込を希望する口座の情報を記入します。

請求書の折り方

請求書の送り方のマナーにおいて、小さなことではありますが請求書の折り方も正しくできているか確認しましょう。
折り方は、三つ折りが一般的です。印字している面が内側に来るように丁寧に三つ折りしましょう。なお、A4サイズが一般的な請求書の大きさですが、A4の紙を縦向きと横向きに重ねると、三つ折りをする始めの3分の1の位置を正確に決めることができます。
また、折りたたむ際には表題の「請求書」という部分が最初に開封者の目につくように、表題部分を後から折ります。

封筒について

請求書の送り方のマナーとして、封筒も正しく使用できるよう次の事項を守りましょう。

請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

・封筒の選び方
請求書は、多くの場合A4用紙が使われます。そのため、封筒には三つ折りしたA4用紙に合う長形3号を使います。横書き用と縦書き用の2種類がありますが、どちらも一般的に使用されています。

・宛名の書き方
請求書の封筒の宛名は、会社名、部署名、担当者名などを記入します。経理課宛て、担当者宛てなど、相手方の会社によって異なるため、送り先に誤りがないよう請求書を送付する前に確認しましょう。
会社や部署に宛てる場合は御中を使い、担当者に宛てる場合は様を使います。「御中」と「様」を同時に使うことはできないので注意が必要です。例えば、「株式会社○○御中ご担当者様」という宛名は誤りで、正しくは、「株式会社○○ご担当者様」や「株式会社○○経理部御中」といった表記をします。

・請求書在中の表記
請求書を送付する際は、ダイレクトメールやそのほかの郵便物との区別が容易につけられるように、封書に「請求書在中」と記載するのが請求書の送り方のマナーです。封書に印刷する、スタンプを押す、手書きをするなど、どの方法を取っても違いはありませんが、請求書は頻繁に送付するため手書きではなくスタンプの用意があると便利でしょう。
なお、封筒が横書き用の場合は右下に、縦書き用の場合は左下に「請求書在中」の記入をします。

まとめ

請求書を作成し送付するという作業は、業務のなかで頻繁に発生します。しかし、細かいルールなどは把握しきれていない場合があるので、再度正しい送り方を確認してみましょう。マナーを守った送り方ができるように、必要事項をすべて盛り込んだ記載内容になっているか、折り方は正しく三つ折りにされているか、封書は正しいものに正確に記載されているか、送付前に送り方の最終チェックをする習慣をつけると良いでしょう。



MFクラウドExpo2018 2018.10.5 FRI開催


【30日間無料!請求書のクラウド化をご検討の法人様必見】
導入ご検討中のお客様向けのサービスご紹介資料がダウンロードいただけます。MFクラウド請求書は初期費用無料、Freeプランは月額料金も無料です。有料プランも30日間無料なので、お気軽にお試しください。
(※無料期間中に解約した場合は、料金は発生しません。)

【法人向け】MFクラウド請求書検討資料のダウンロードはこちら



請求書作成をラクにするクラウド型請求書ソフト
請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

請求書作成には、請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」を是非ご利用下さい。

Pocket