電子化と電子データの保存要件

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請求書の電子化と電子データの保存要件について

Scanned Paper

最近では、請求書を紙に印刷せずに電子化された請求書でやり取りをする企業が増えてきています。e-文書法の施行により、電子化での保存が認められた書類の中に請求書も含まれているため、要件を満たす場合は紙での保存ではなく、電子化して保存することができます。ここでは、e-文書法について、また、請求書を電子化して保存するための要件や電子化のメリットについて説明します。 

e-電子法とは

e-電子法とは平成17年に施行された法律で、それまで紙での保存が義務付けられていた書類の一部が、要件を満たすことによってスキャンした電子データとして保存ができるようなりました。そのため、以前は必要年数分を紙で保存したため膨大な量になったり、使用した電子ファイルを紙にプリントアウトする手間やコストがかかったりしましたが、それらが解消されることになりました。なお、電子化できるものは主に以下のもので、決められた要件を満たすことで電子化して保存することが認められます。しかし、関係する省庁により、可能である文書と不可能な文書が異なりますので、電子化を行う前にしっかりと確認しましょう。

・3万円未満の領収書、契約書
・請求書
・納品書
・見積書
・上記の写し

請求書の電子データ保存要件

請求書も、要件を満たすことで紙での保存に代えて電子データでの保存が可能です。請求書は多くの会社で頻繁に利用するものであり、保存義務期間は5年から7年と定められているので、紙媒体での保存は業務効率化やコスト面での課題になっていました。そのため、e-電子法の施行を受け、請求書の保存を電子化したデータに変更したという会社も多いでしょう。
以下が、請求書の電子データの保存要件です。

税務署長の承認

紙で保管していた書類を電子化での保存に変更する場合は、事前に税務署長の許可を得る必要があります。そのため、変更する3カ月前までに申請書を提出しなければなりません。また、文書の書類ごとに承認が必要です。なお、申請書は税務署の窓口に加えて国税庁のホームページでも入手できます。

真実性の確保

真実性を確保するために、以下の2点が求められます。

・改ざん防止
電子化のデメリットとして懸念されているのが、改ざんを容易に行えるということです。そのため、改ざんをしていないという証明のため、電子署名、いつ作成したものなのかを証明するタイムスタンプ等が求められます。
電子署名とは、だれが書類を電子化したかを表すものです。また、署名後は、改ざんされていないという証明にも使われます。
タイムスタンプは、電子書類が記録された時間に作成されたことを表し、その時間以後変更が行われていない証明になります。

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・一定水準以上の解像度であること
紙からスキャンする際に、小さな文字や色を再現できるようにするため、200dpi以上の解像度であることが必要です。また、カラー画像でなければ認められません。

可視性の確保

税務調査の際に効率よく調査が行えるように、以下の項目が義務付けられています。

・検索機能がついていること
・カラープリンターやカラーディスプレイの用意があること
・国税関係の帳簿と関連付けられていること
・システムの関連書類が用意されていること

電子化保存のメリット

書類を電子化して保存することには、以下のようなメリットがあります。

1. 場所の節約
法律で定められた書類を保存期間にすべて紙で保存するのには、多くのスペースを要します。一方、電子データの場合は場所を取らないため、場所が節約できます。

2. 作業効率アップ
必要な書類をプリントアウトして保存するという手間が省けます。また、必要な書類を探す際に膨大な紙の中から探すのは大変ですが、データ化されている電子ファイルの場合、容易に検索できます。

3. 環境問題対策
電子化保存にすることで、紙の使用量を減らすことができます。そのため、環境対策としても効果があります。

まとめ

電子化したデータで保存する場合の要件は厳しいですが、電子化をすることで、場所的にも作業効率的にも多くのメリットを享受することができます。場所や経費の節約のため、導入を検討してみるのもよいかもしれません。



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