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分割払い請求書の作成方法

請求書は事業をする上で欠かせない書類のひとつですが、分割払い請求書の書き方はご存知でしょうか。正式な書式は決まっていませんが、取引する人や会社との間で確認する必須項目を満たすことが大切です。会計処理の基本となる書類であり、万が一税務署からの調査が入ったときに収入や支払の根拠となります。

特に、分割払いは通常とは異なり、取引先とトラブルの原因になることもありますので、しっかりポイントを抑えて作成しましょう。

請求書の基本項目

請求書を作成する場合、記載が必要となる項目は以下の通りです。

1. 請求書の宛先となる会社または個人名
2. 取引先が代金を支払う根拠(提供する商品やサービス)の内容(数量や金額を含む)
3. 消費税の表示(税込み、税抜き、消費税の金額)
4. 発行日
5. 支払方法
6. 支払期日
7. 発行者
8. 振込先(振込の場合)
9. 特記事項(通常取引とは異なる特別な条件がある場合)

分割払いは支払方法や特記事項の扱いとして記載し、お互いに確認できるよう請求書を作成します。

分割払いの表示方法

請求書は取引するもの同士が確認し、トラブルが発生しないように記載するのが基本です。したがって、分割払いの表示方法も「これが正解」というものはなく、お互いが納得できる内容になっていれば正しい表示といえます。受注してから納品までに時間がかかるWEB制作やシステム開発などが分割払いの対象になる場合があります。

分割払いに限らず、制作や開発などは「どうなったら納品と言えるのか」という依頼主である取引先の了解を確認しておくことが大切です。そのためにも、受注を受ける際に、開発ならば具体的な内容(システム設計、納品時期、合計請求金額、支払方法など)に基づいて契約書を交わしておくとトラブルになりません。契約書の中に分割払いの表示をしておくと、後日発行する分割払いの請求書もスムーズに作成できます。

以下に、個人事業主がゲームアプリ開発を依頼された場合、分割払い請求書に記載する項目と記載例をご紹介します。

1. 請求書の宛先:○○株式会社御中
2. 請求内容:スマートフォン ゲームアプリ開発、合計金額54万円(消費税込み)
3. 発行日:2015年1月5日
4. 納品日:2015年2月末日
5. 支払方法:2回分割(第1回目請求金額27万円、第2回目請求金額27万円)
6. 支払期限:第1回目 2015年1月20日
       第2回目 2015年3月10日
7. 発行者 : ○○システム 石田○○
8. 振込先 : ○○銀行 ○○支店 普通口座XXXXXX 
9. 特記事項 : 不慮の事項または、両者の話し合いのもとに納期が変更した場合、第2回目の支払期限は最終納品日から10日以内となります。誠に勝手ながら、振込手数料はご負担願います。

※第1回目、第2回目という表示ではなく、第1回目を「着手金」や「前払い金」、第2回目を「残金」として表示することもできます。

上記を実際の分割払い請求書にすると、下記のようになります。

0375_請求書

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3回以上の分割払いの場合

3回以上の分割払い請求書を作成する場合、分割金額を残額として表示する方法もあります。
例えば、上記と同じ税込み54万円の内容で3回分割払い(18万円×3)の時、第2回目の請求書は、請求金額において下記のように表示します。

第2回目ご請求金額 :¥180,000
ご請求額合計金額:¥540,000
第1回目(1/10)ご入金額:¥180,000
現在残高:¥360,000
第2回目ご入金後残高:¥180,000

分割払い請求書の注意点

分割払い請求書は、通常の請求書と同様に、支払月の請求ごとに作成するのが基本です。つまり、1つの商品やサービスに対しての請求でも、2回以上に分割して支払う場合は分割回数分の請求書を作成します。最初の請求書には、上記のように第1回目の請求金額を記載し、2回目以降はそのつど請求金額を記載して、何回目の請求なのかをわかりやすく表示する必要があります。

最初の分割払い請求書を作成した後、2回目の支払月に請求書を送らないでそのままにしておくと、支払がない場合があります。毎月の支払は請求書に基づいて行われるため、取引先の経理から請求書を要求されることがありますので必ず発行しましょう。ただし、取引先から2回目以降は発行しなくても支払う旨の約束をしている場合には必要ありません。

事業をしていると、分割払い請求書をはじめ、さまざまな取引先の要望に対応していかなければなりません。大事なことは、受注する前に取引先と十分話し合いをして確認することです。そこで確認した内容について、基本的な項目をもらさずにすべて記載して、分割払い請求書を分割の請求ごとに作成することが大切です。取引先と確認した内容、特に重要な分割回数や金額、支払期日、支払期限などをしっかりと明記し、トラブルのない取引を心がけましょう。



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