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請求書の訂正|発行する側が気をつけたいポイント

請求書の訂正|発行する側が気をつけたいポイント

請求書は取引先に対して入金の支払いを求める書類であるため、記載する内容に不備が無いように作成する必要があります。

そこで今回は、請求書を発行する際に気をつけたいポイントを「金額」と「日付」に絞って解説すると同時に、不備があった場合の具体的な訂正方法についても紹介します。

請求書の金額訂正

請求書に記載する金額の間違いとして、
・桁数ミス
・単価や数量の入力ミス
・別の取引先の内容を請求してしまう
などのミスが挙げられますが、ここではお互いの意思表示が合致しなかったために起こり得る「法的な側面」から金額訂正について紹介します。

原則として請求書に記載する金額は、契約成立時に双方が了承した金額となるため、発注書や受注書などに記載された金額が元となることが考えられます。一度発行した発注書や受注書のデータがあれば、そのデータを元に請求書を作成することができるため、金額訂正を行なう余地はないはずです。

しかし、取引金額の小さい案件や作業工程の少ない案件などは、発注書や受注書などの書面で売買契約や請負契約を締結せずに口頭やメールなどで契約が成立してしまうことが考えられます。

契約内容にもよりますが、上記に挙げた売買契約や請負契約は「諾成契約」といって、双方の意思があれば契約が成立する性質があるため、発注書や受注書などの書面が残っていなくても、民法上はお互いの意思表示さえあれば口頭でも契約が成立してしまうのです。

そのため発注書や受注書を介さずに契約が成立した場合は、お互いの意思表示のタイミングにズレが生じてしまうことによって、「言った、言わない」のトラブルに発展することになってしまいます。

具体的には以下のようなやり取りがお互いの意思表示のズレに発展する可能性があります。

・メールで最終見積書を送付したが、取引先では未読になっている
・先方の担当者が不在だったため伝言メッセージとして録音したが、確実に伝達されていない

特にメールやメッセージは履歴として残るだけでなく、時間を気にせず連絡することができるメリットがあるため、金額の絡む内容であったとしても気軽に多用しがちです。

しかし相手がすぐに確認できる状況ではないことも考えられるため、意思表示のタイミングにズレが発生した結果、金額訂正のクレームを受けることに繋がってしまいます。

受発注に伴う契約締結は口頭であったとしても後日書面を作成し双方が確認できるようにするなど、意思表示の合致を確実に行なうようにしましょう。

請求書の日付訂正

請求書を取引先に送付してから入金されるまでの流れは、取引先や取引内容によって異なります。

入金後に商品を発送したり商品到着後2週間以内に入金したりといった個別に支払う方法だけでなく、当月に取引した内容を月末でまとめて翌月末に支払う方法もあります。

後者の場合は、請求書に記載される「請求日」が非常に重要な意味を持ちます。

ここでは請求書に記載する日付によって入金日がどのように変わるのかを解説していきます。

たとえば月末締め翌月末日払いで支払処理している会社へ、
1.11月15日
2.11月30日
3.12月1日
それぞれの請求日で請求書を送付した場合、どのタイミングで入金されるのかをシミュレートしてみましょう。

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1の11月15日付けの請求書は11月分として処理され、12月31日に入金されます。

2の11月30日付けの請求書も、1と同様に12月31日に入金されます。

3の12月1日付けの請求書は12月分として処理されるため、翌年1月31日に振込まれることになります。

年度内にどうしても入金して欲しい場合は、1の「11月15日」や2の「11月30日」などの11月の日付で請求書を発行しなければなりません。しかし2の「11月30日」と3の「12月1日」のように請求日付が1日違うだけ月が変わってしまう場合は、入金日が1ヶ月もずれてしまうのです。

機械やシステムなどは単に納品しただけではなく、検収確認を以て「検収日」以降でないと請求できないことがあります。

そのため納品したのは11月30日だったけれど検収確認までに時間がかかってしまい検収日が12月1日になってしまったような場合は、本来であれば12月31日に入金されるものが1ヶ月先の1月31日になってしまうのです。

請求書は訂正ではなく再発行が原則

相手側へ送付する前に請求書の記載ミスが発覚した場合であったとしても、二重線と訂正印で訂正するのではなく、新たに発行し直すのが原則です。

相手側へ送達した後に請求書の記載ミスが発覚した場合は、[請求書(再発行)]というタイトルに訂正するなどして訂正前後の区別がつくようにします。また訂正前の請求データが残ったままの状態であれば、再度請求してしまう可能性も否定できません。

訂正後の請求データを新たに付番し直して履歴が分かるようにする方法や、訂正前のデータそのものを上書きする方法などがありますが、どの方法を選択しても間違えてもう一度請求しないよう細心の注意を払う必要があります。

また、請求書は信書便に該当するため、メール便や宅配便などでは送付してはならないことが「郵便法」や「信書便法」などによって定められています。請求書は必ず普通郵便で送付するようにしましょう。

まとめ

請求書に記載する金額は、契約成立時の金額がそのまま適用されます。しかし取引先のどちらかが契約成立のタイミングを正しく認識していないと、金額訂正のトラブルに発展する可能性があります。

また、請求書に記載する日付がたった1日異なるだけで、入金日が1か月遅れる場合があります。これらのポイントに気をつけて、円滑な取引を心掛けましょう。



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