Pocket

請求書作成のときに見落としがちなポイント

0366_458148059
請求書とは、主に金銭の支払いを相手に求めるために発行する文書です。書き方や記載事項に規定やフォーマットがあるわけではありませんが、その役割を果たすことはもちろん、ビジネスマナーに則り、失礼のない書面にしたいものです。

請求書を作成する際に記載すべき内容や発行の仕方、また、個人事業主やフリーランスの方が請求書を作成するときに見落としがちなポイントについて解説します。

請求書の記載事項

請求書作成にあたっての書き方に明確なルールやフォーマットは無いとはいえ、その役割を果たすために必要な記載事項はあります。なお、国税庁の示す記載事項は以下の通りです。

請求書を発行する者の氏名または名称 
取引年月日 
取引内容 
取引金額(税込み) 
請求書を受ける事業者の氏名または名称

この5つが書かれていなければ、せっかく請求書を作成してもその役割を果たすことはできません。作成にあたっては、手書きの請求書でも市販の請求書を使ってもかまいませんが、毎回違ったフォーマットでは間違いの元ですし、取引先に経理にいい加減な事業主とおもわれかねません。きちんとした請求書のフォーマットを作成しておき、毎回同じものを使うようにしましょう。

ただし、実際の商慣習においては以下の事項も押さえておきましょう。

発行者の印鑑
請求番号
請求日・支払い期限
振込先:金融機関名・口座の種類・口座名義・口座番号
請求金額詳細:数量×単価・小計・消費税・合計

郵送の場合、挨拶文や請求書を送付する旨を記した送付状を添付して送ることがマナーです。そのほか、送付についても最近はエクセルなどのアプリケーションで作成した請求書をPDFデータで保存して、PDFデータのままメール送付することを取引先に求められることもあります。また、取引先によってはFAXで送ることを求められる場合もあります。

自分の常識だけを押しつけるのではなく、間違いなく互いに確認するための文書ですから、相手先も納得のいく送り方を決めておきましょう。

また、国税庁によると、以下の方法も認められています。

一定の期間内の取引をまとめて記載する方法
商品名等については個々の名称でなく包括的な記載でも請求内容が明らかにできる方法
商品名を型番号などで表示していても、型番号一覧表などにより請求内容が明らかにできる方法

請求書の保管期間

消費税の仕入税額控除を受けるためには、仕入れなどに関する帳簿と請求書などを保存しておく必要があります。

その保管期間は、課税期間の末日の翌日から2カ月を経過した日から7年間です。事業者の納税地またはその事業に係る事務所に保存しておきましょう。

見落としがちな確認ポイント

・宛先は事前に取引先に確認しましょう。会社名だけでなく、部署名または担当者名が必要な場合もあります。

・企業名や団体名、部署名には「御中」を添えますが、個人名には「様」をつけます。担当者名まで書く場合は「御中」は要りません。なお、「御中」と「様」の両方を使うのはNGです。

・請求書番号はありますか? 必須ではありませんが、請求書を作成する場合、納品書や見積書の伝票番号などと照らし合わせられるようにさせておけば管理上便利です。たとえば、問い合わせや再発行の依頼があったとき、スピーディにどの案件か特定できます。

請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

・発行日に問題はありませんか? 請求書を作成しても提出するタイミングが悪いと印象を損なうことにもなりかねません。提出するタイミングは大切です。一般に、個人の場合は発行年月日を書き、会社の場合は締日を発行日として書きます。取引先の締日を記載することが多いようです。いずれにしても事前に確認しておきましょう。

・内税か外税かの確認を忘れずに行いましょう。請求書を作成する場合は、納品物への対価としての金額と、それにかかる税を明記するようにしましょう。その場合も、内税か外税かをあらかじめ確認する必要があります。

・フリーランスの場合、原稿料や講演料、デザイン料や撮影費、弁護士や会計士など特定の資格を持つ人に払う報酬、プロスポーツ選手や
モデル、外交員、芸能人、接客業等は源泉徴収の対象となります。こうした請求書の作成にあたっては、作業に対する対価の金額、税額、源泉徴収金額を明記しておくとわかりやすいでしょう。
源泉徴収金額の算出方法は以下の通りです。
○100万円以下→支払い金額×10.21%
○100万円超→(支払い金額-100万円)×20.42%+102,100円

・振込先や振込期限を明記していますか? 請求書は入金を求めるものです。できれば取引発生時や契約時に支払い期限を決めておきたいものです。とくに取り決めが無い場合は、支払う会社の社内規定となります。例えば、「月末締翌月末払い」の会社に対して今月末までに請求した場合、翌月末に支払われることになります。請求書を作成する段階で、支払期限が決まっている場合は、明記しておくと確認となります。

・振込手数料を先方に負担してほしい場合は、備考欄など「恐れ入りますが振込手数料はご負担ください」などと明記しましょう。取り決めや申し出がない場合、受け取る方が払うことが多いようです。(支払う側が振込手数料分を差し引いて支払います。)

・郵送の場合、封筒に「請求書在中」と記載またはスタンプを押すことをおすすめします。相手側の処理がスムーズになります。

・平成26年1月から確定申告の方法(白色申告、青色申告)に係わらず帳簿記帳と保存が必要になりました。会計処理を忘れずにしましょう。



MFクラウドExpo2018 2018.10.5 FRI開催


【30日間無料!請求書のクラウド化をご検討の法人様必見】
導入ご検討中のお客様向けのサービスご紹介資料がダウンロードいただけます。MFクラウド請求書は初期費用無料、Freeプランは月額料金も無料です。有料プランも30日間無料なので、お気軽にお試しください。
(※無料期間中に解約した場合は、料金は発生しません。)

【法人向け】MFクラウド請求書検討資料のダウンロードはこちら



請求書作成をラクにするクラウド型請求書ソフト
請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」

請求書作成には、請求書作成ソフト「MFクラウド請求書」を是非ご利用下さい。

Pocket