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請求書の宛名を正しく書いて確実に代金を回収

請求書の宛名を正しく書いて確実に代金を回収

請求書は、買い手から代金を受け取る前に商品を引き渡した場合に、買い手に代金を請求するための書類です。

請求書に記載すべき事項は、商習慣としてある程度決まったものがあります。確実に代金を回収するためには、商品やサービスの名前や数量、金額はもちろん、請求書の宛名も重要な記載事項になります。

請求書の宛名を正しく書くことが重要な理由

請求書の宛名を正しく書くことが重要な理由を理解していただくために、請求書を受け取った側での、代金支払の一般的なプロセスをご紹介します。

請求書が届くと、まず、購買担当者が請求の内容を確認します。合意した取引内容のとおりに請求されているか、特に金額は合っているかといった点がチェックポイントになります。また、請求漏れや二重請求がないかも確認します。

購買担当者のチェックが終われば、請求書は経理担当者に送られます。経理担当者も同様に、請求書の内容を確認します。経理担当者は、自社で計上した買掛金や未払金と照合し、代金の支払額を確定させ、所定の期日に代金を支払います。

以上のことから、代金を回収するには、請求書は請求先の購買担当者または経理担当者に確実に届くようにしなければなりません。宛名を購買担当者か経理担当者のどちらにするかは、請求先に確認することをおすすめします。

請求先が大企業であれば、宛名に会社名を書いただけでは、担当者には届きません。届いたとしても、担当者を特定するために余計な時間がかかるだけでなく、請求先に迷惑をかけることになってしまいます。

請求先の宛名は部署名まで必ず書くようにしましょう。担当者の名前も書いておくとなお良いでしょう。

細かいようですが、請求書を送る封筒の宛名についても同じことが言えます。

窓付き封筒で請求書に記載された宛名がそのまま見えるのであれば問題はありませんが、窓付きでない封筒で送るのであれば、封筒に書く宛先にも注意が必要です。

請求書と同様に、部署名まで記載すれば、請求先での処理がスムーズに進むでしょう。封筒に「請求書在中」と書くかゴム印を押すとなお良いでしょう。

その他請求書に記載すべき事項

次に、請求書を発行する前に取引先に確認する事項と、宛名のほかに請求書に記載すべき事項についてご紹介します。

請求書を発行する前に取引先に確認する事項

請求書を発行する前、特に新しい取引先に請求書を発行するときは、主に次の3つの点について取引先に確認しなければなりません。

・取引先が指定する様式があるか。
・請求の締日は何日で、代金の支払日は何か月後の何日か。
・送付方法は郵送に限るか、電子メールでもよいか。

自社で発行した請求書が取引先の条件に合わなければ、請求書の再発行を求められることもあります。

請求書に記載すべき事項

請求書テンプレート
(出典:MFクラウド請求書テンプレート|請求書テンプレート_シンプル_03

請求書に記載すべき事項は、法律による規定と商習慣によるものから成り立っています。

消費税法では、請求書に記載する事項を次のように規定しています。

①書類作成者の氏名または名称
②取引年月日
③取引内容
④取引金額(税込み)
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

しかし、実務上はこれだけでは不十分で、少なくとも次にあげる事項も記載する必要があります。

⑥請求書の発行日
⑦表題
⑧支払期限
⑨振込先の口座情報

それぞれの事項について、もう少し詳しく説明します。

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①書類作成者の氏名または名称
自社の住所、名称と連絡先を記載します。請求内容の確認に必要になることもあるので、電話番号、メールアドレス、担当者名も記載しておくとよいでしょう。

また、社印(角印)を捺印して、正式に発行した書類であることを示しておきましょう。印鑑のない請求書は受け付けてもらえないこともあります。

②取引年月日
個々の取引の年月日を記載することもあれば、請求期間を表すこともあります。

③取引内容
請求する合計金額だけでなく、商品ごとの明細を記載します。発行した請求書がどのような取引に対するものであるかを明らかにするためです。

企業の会計では本体価格と消費税を別々に計上することが多いので、金額は税別で記載します。消費税の1円未満の端数処理の方法は、切り捨て・切り上げ・四捨五入の中から選択できます。毎月継続して同じ方法で処理しましょう。

④取引金額(税込み)
取引内容で記載した取引の金額を合計し、消費税額を加算した金額、すなわち請求する合計金額を記載します。

⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求先の住所と名称を記載します。宛名を正確に書くことの重要性は、前の項でお伝えしたとおりです。

⑥請求書の発行日
取引年月日とは別に、請求書の発行日を記載します。

⑦表題
「請求書」という表題のほか、「下記のとおりご請求申し上げます。」といったひとことを添えておくと丁寧な印象になります。

⑧支払期限
事前に取り決めた条件に従って、支払期限を記載します。支払期限が休日である場合に前営業日か翌営業日かどちらに支払うのかも決めておきます。

⑨振込先の口座情報
支払方法が振込の場合は、振込先の金融機関名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義を正確に記載します。振込手数料の負担についても明記しておくとよいでしょう。支払方法が集金の場合は、そのことを記載します。

このほか、前月以前に請求した金額がまだ支払われていない場合は、繰越金額を記載することがあります。

まとめ

以上、請求書の宛名を正しく書くことの重要性と、請求書に記載すべき事項についてお伝えしました。取引内容や金額に比べると、請求書の宛名にはあまり注意が行き届かないものです。

しかし、確実に代金を回収するためには、発行するたびに宛名が正確に書かれているか確認する習慣をつけましょう。



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